Schau auf die Schreibtische

Vor einiger Zeit hatte ich über die Legende der Web 2.0 Werkzeuge geschrieben. Der Kern des Beitrages lässt sich in folgenden Sätzen zusammenfassen:

Informationsaustausch war noch nie ein Problem des Werkzeuges und wird nie durch den Einsatz eines Werkzeuges gelöst werden. Entscheidend ist die Bereitschaft jedes Mitarbeiters sein Wissen preis zu geben. … Die Bereitschaft der Menschen zu teilen ist wichtiger als jedes Werkzeug.

In einer Diskussion wurde ich auf einen weiteren Punkt aufmerksam gemacht, den ich bisher übersehen hatte. Vorausgesetzt die Bereitschaft zum Teilen der Information und ein Werkzeug sind vorhanden verbleiben immer noch die individuellen Unterschiede der Menschen im Umgang mit Informationen. Ein Zitat aus der erwähnten Diskussion:

… dass übergestülpte Wissensmanagementkonzepte … den eigenen, gedanklichen Ablagestrukturen widersprechen. Man sehe sich nur mal die Schreibtische von zehn beliebigen Mitarbeitern an und vergleiche diese ;-) 1

In der Tat – ein Blick auf die Schreibtische offenbart vieles. Wuchernde Stapel, Post-it Collagen, fein säuberlich beschriftete Ordner und Register, Notizbücher mit und ohne Post-it Anreicherungen. Das lässt sich natürlich anekdotisch schmunzelnd betrachten – das halte ich aber für zu kurz gegriffen. Der persönliche Umgang mit Information hängt eng mit den kognitiven Vorlieben und Fähigkeiten zusammen. Jede(r) lernt anders. Einen “richtigen” Weg gibt es nicht. Das Verordnen von Vorgehensweisen, die den eigenen kognitiven Vorlieben widersprechen, kann leicht Unwohlsein und nachfolgend eine Verweigerungshaltung hervorrufen. Gerade das Beispiel mit dem Schreibtisch ist hier sehr lehrreich. Ich schlage ein Gedankenexperiment vor: Jede(r) möge seinen Schreibtisch genau anschauen und sich dann einen Schreibtisch eines Kollegen oder einer Kollegin vorstellen, der völlig anders aussieht. Und nun das Experiment: Stellt Euch vor eine Woche am anderen Schreibtisch zu arbeiten ohne ihn verändern zu dürfen. Eine gruslige Vorstellung! So geht es vielleicht vielen wenn sie gezwungen wird Informationen in ein System einzugeben. Dieses Unbehagen befällt den Zettel-Stapel-Wirtschafter, der Daten in ein Formular mit Kategorien und Schlagworten eingeben muss in gleicher Weise wie den Ordnerregister-Beschrifter, der formlos in ein Microblogging Tool tippen soll.

  1. Diskussion auf Facebook, nur mit facebook Login erreichbar:Informationsaustausch war noch nie ein Problem des Werkzeuges []
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Empathie – Lesetipp zum Wochenende

Gebhard Borck hat ein Buch geschrieben, das er zur Zeit täglich in kleinen Portionen veröffentlicht. Eine Rezension kann ich noch nicht schreiben, schließlich habe ich es noch nicht ganz gelesen. Ich kann es aber schon jetzt zur Lektüre empfehlen. Es finden sich viele gute Gedanken zur Arbeitswelt unserer Tage und wie sie sich zum Positiven verändern lassen könnte. Mir gefällt besonders, dass Gebhard immer wieder gewohnte Denkstrukturen hinterfragt und aufbricht. Exemplarisch hierfür möchte ich auf den gestrigen Beitrag verweisen. Es gibt schon viele Texte über Empathie aber wenige, die keine Glorifizierung betreiben, sondern aufzeigen, dass Empathie auch missbraucht werden kann.

Von der Empathie hintergangen

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noch mehr Meeting

Der vorangegangene Beitrag schloss mit einem Hinweis auf Beratungs- und Entscheidungspunkte. In diesen beiden Begriffen ist ein wichtiger Ansatz enthalten, den ich gerne verwende. In Besprechungen und Zusammenkünften, die keine strikte Form wie z.B. das daily scrum1 haben, lässt sich die Agenda leichter definieren und einhalten, wenn jeder Punkt explizit typisiert wird. Mögliche Typen sind:

  • I – wie Information
  • B – wie Beratung
  • E – wie Entscheidung

Information – wird in der Regel von einem Teilnehmer mitgeteilt, die anderen hören zu. Nachfragen zum Verständnis sind erlaubt, Diskussionen sollten vermieden werden. Wenn sich Diskussionsbedarf abzeichnet sollte dies vertagt werden und in einen neuen Beratungspunkt münden. Im Protokoll kann die Information nochmals wiederholt und ggf. durch die Antworten auf die verständnisfragen ergänzt werden.

Beratung – hier darf diskutiert werden. Meinungen werden ausgetauscht, Meinungen verändern sich. Im Protokoll sollten die geäußerten Meinungen und Ansichten dokumentiert werden.

Entscheidung – der Diskussionsstand wird nochmals zusammengefasst und eine Entscheidung getroffen. Im Protokoll wird die Entscheidung und nichts anderes dokumentiert.

Was bringt diese Typisierung der Tagesordnungspunkte. Sie erhöht die Verbindlichkeit. Ohne die explizite Unterscheidung der Punkte gehen Information, Diskussion und Beratung leicht ineinander über. Im Protokoll stehen dann viele unterschiedliche Aspekte ohne dass klar ist, welche Punkte nur diskutiert und welche wirklich entschieden wurden. Manchmal beruft sich jeder auf einen anderen Halbsatz im Protokoll, irgendwie haben dann alle recht und alle machen weiter wie sie denken.

Lassen sich mit einer Typisierung alle Besprechungen effizient gestalten? Nein, nicht immer – das liegt daran, dass wir Menschen sind und auch im ernsten Business Alltag nach Austausch suchen. Bei der Vorbereitung von Terminen sollte man das immer im Hinterkopf behalten und auch in der Planung der Besprechung berücksichtigen (Zeitstruktur, Pausen, Smalltalk).

Es spricht übrigens nichts dagegen die Typisierung auch mit einem Augenzwinkern zu erweitern. Ich selbst hatte auch in wichtigen Besprechungen als ersten Tagesordnungspunkt schon Nachbesprechungen von Fußballspielen stehen.

Zu guter letzt ein Bild wie ein Protokoll einer derartigen Besprechung aussehen könnte und ein Word-Dokument als Protokollvorlage.

  1. Auch wenn man Scrum macht, heißt das noch nicht, dass man keine normalen Besprechungen mehr benötigt. Spätestens dann wenn der Scrum-Master sich um die Beseitigung von impediments kümmert wird er auch Besprechungen mit team-fremden Teilnehmern benötigen. []
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ein anderes Wort für Meeting

Über Meetings und deren Vorbereitung wurde schon viel geschrieben. Wenn man alle guten Ratschläge über Meetings lesen würde ginge wahrscheinlich genauso viel Zeit drauf wie sie in Meetings verloren geht. Obwohl die Regeln für ein effizientes Meeting sehr einfach sind:

  • Klares Ziel festlegen
  • aus dem Ziel eindeutigen Teilnehmerkreis ableiten
  • Agenda erstellen
  • sich an Agenda halten, Zeit begrenzen

hält sich das formlos ausufernde Meeting hartnäckig am Leben.
Müssen deshalb die Regeln besser eingeübt werden? Ich denke “Nein”. Es gibt Gründe und Tagesordnungspunkte für ein Meeting, die sich tatsächlich nur schwer als Ziel formulieren lassen. Das ist mir deutlich geworden als mir das erste Mal der Begriff der “Beratung” begegnet ist. Im ersten Moment war ich verwundert, dass zu einem Beratungs-Termin eingeladen wurde und nicht das gebräuchliche englische Wort verwendet wurde. Mit dem zweiten Gedanken entdeckte ich die tiefere Bedeutung. Es macht Sinn sich über schwierige oder komplexe Themen zu beraten um z.B. eine Entscheidung vorbereiten zu können. Dann ist es nur logisch das Kind auch beim richtigen Namen “Beratung” zu nennen. Inzwischen verwende ich den Begriff der Beratung auch für einzelne Tagesordnungspunkte – das hat den Vorteil, dass der Punkt nicht zwingend zu einen Ergebnis kommen muss. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine klare Abgrenzung zu einem Entscheidungspunkt, vorhanden ist. Ein im Protokoll dokumentierter Beratungsstand ist (noch) keine Entscheidung.

Fortsetzung folgt

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