projekt (B)LOG

“A fool with a tool is still a fool”. So lautet ein häufig zitierter Spruch. Er wird in vielen Bereichen und natürlich auch im Projektmanagement verwendet. Manchmal wird er als polemisches Argument gegen jeglichen Tooleinsatz vorgebracht. Die Erkenntnis, dass sich jeder Einsatz eines Werkzeugs durch ungeschickten Gebrauch ad absurdum führen lässt ist trivial. Wenn jemand versucht einen Nagel mit dem Griff eines Hammers einzuschlagen macht das natürlich keinen Sinn – es ist aber kein Argument den Hammer zur Seite zu legen. Die Notwendigkeit von Schulungen d.h. den Hammer richtig zu halten ist heute jedoch nicht mein primäres Anliegen.

Mir fällt beim Einsatz von Projektmanagement-Werkzeugen gelegentlich etwas Anderes auf. Es wird nicht mit dem Hammerstiel auf die Nägel geklopft, sondern mit dem Griff eines Schraubendrehers, der nächste klopft die Schraube mit dem Schraubenschlüssel in die Wand, im schlimmsten Fall werden Nägel an die Wand geklebt und im Gegenzug die Tapete mit Nägeln befestigt. Das klingt provozierend, entspricht aber manchmal leider der Realität. Kein Projekt gleicht dem anderen, jedes Projekt benötigt andere Werkzeuge. Ein Systemhaus ist für wechselnde Kundenprojekte (z.B. Software-Einführungs-Projekte) mit einem Werkzeug, das standardisierte, ggf. wiederkehrende Aufgaben und Abläufe unterstützt gut bedient. Ein internes Produkt-Entwicklungsprojekt mit dem Ziel das Produktspektrum des Systemhauses zu erweitern stellt hingegen ganz andere Anforderungen an das Werkzeug. Im ersten Fall wäre ein klassisches Planungs- im anderen ein “agileres” Werkzeug angesagt. Nägel und Schrauben lassen sich leicht unterscheiden, das genannte Beispiel ist ebenfalls nachvollziehbar. Schwieriger wird es mit einer generellen Klassifizierung von Projekten und dazu passender Werkzeugwahl. Die folgenden Fragen liefern zumindest erste Ansätze:

• Wie viele der konkreten Anforderungen sind zu Projektbeginn schon klar? Dass ein übergeordnetes Ziel bzw. eine Vision vorhanden ist, setze ich heute voraus.
• Aus wie viel Quellen werden Anforderungen erhoben?
• Wurde ein ähnliches Projekt (Beteiligte und Inhalte) schon einmal durchgeführt?
• Arbeiten die Mitarbeiter in einen oder in mehreren Projekten?
• Wie groß und wie verteilt ist das Team?

Je nachdem wie die Antworten der obigen Fragen ausfallen werden Werkzeuge mit unterschiedlichen funktionalen Schwerpunkten benötigt:

• Aufgaben- und Ressourcen Planung
• Aufgabenverfolgung
• Anforderungsmanagement
• Erfassung und Überwachung von Zeitaufwänden
• Kommunikation und Kooperation

Wenn die Fragen teilweise als Koordinatenachsen aufgefasst werden, ergibt sich eine erste grafische Darstellung. Je häufiger das Projekt in ähnlicher Weise wiederholt wird, desto eher ist ein echtes Planungswerkzeug sinnvoll. Ist das Projekt einzigartig und sind die Anforderungen zu Beginn nicht klar, werden eher Anforderungsmanagement und mit wachsender Teamgröße und Verteilung Kommunikation und Kooperation wichtig. Vor der Wahl eines Werkzeugs ist es unabdingbar sich den Charakter des Projektes bewusst zu machen. Allzu schnell kommt man sonst in die Lage mit dem Schraubendreher zu hämmern.

Eine versteckte Botschaft des bisher Geschriebenen lautet, dass es das “beste” Werkzeug nicht gibt. Als Projektleiter sollte mann/frau eine Vielzahl von Werkzeugen kennen und soweit möglich in jedem Projekt neu und bewusst wählen.

Derzeit haben wir in unterschiedlichen Projekten verschiedene Werkzeuge mit Schwerpunkten in den jeweiligen Bereichen im Praxistest. Unter anderem arbeiten wir derzeit mit A-Plan, MS-Project, Zcope, FogBugz, Mindmanager und auch Office. In den nächsten Tagen wird es hierzu mehrere Erfahrungsberichte geben.