Wann ist ein Projekt (k)ein Projekt – Version 1

hier gibt es eine überarbeitete Fassung des Artikels

Nicht überall wo Projekt drauf steht ist auch Projekt drin. Viele Aktivitäten oder Vorhaben, die einen Plan erfordern, werden heute als Projekt bezeichnet. Oft wird für ein Projekt ein spezielles Vorgehensmodell eingesetzt oder bestimmte Regularien müssen eingehalten werden, die eine einfachere Nicht-Projekt-Aufgabe gehörig erschweren können. Es geht also nicht um Wortklauberei sondern um eine bewusste Entscheidung Projekmanagement zu machen oder eine andere für das spezifische Problem passendere Managementform zu wählen.

Woran lässt sich ein echtes Projekt erkennen? Am Anfang steht die Idee etwas Neues zu erschaffen, das eine gewisse Größe und Komplexität hat. Damit wären die ersten zwei Merkmale klar:

– ein neuartiges Ziel
– ein schwierig zu erreichendes Ziel (Größe und Komplexität)

Dabei ist unerheblich ob das „Neue“ eine Software, ein neues Produkt oder eine neue Organisationsform ist. Die Komplexität erfordert den Einsatz von mehreren Menschen um das Ziel zu erreichen. Die Menschen arbeiten normalerweise in unterschiedlichen Abteilungen oder kommen ggf. aus einer anderen Firma (Dienstleister). Um die Zusammenarbeit dieser Menschen zu ermöglichen wird eine temporäre Organisation benötigt. Damit wäre das dritte Merkmal klar:

– Temporäre Organisation

Da in der Regel die Geldmittel knapp sind und das Ziel des Projektes so schnell wie möglich erreicht werden soll ergeben sich die letzten Merkmale:

– begrenzte Zeit
– begrenzte Resourcen

Diese 5 Merkmale zeichnen also ein Projekt aus. Diese Merkmale können gewissermaßen als Kriterien aufgefasst werden. Wenn nicht alle erfüllt sind, sollte man nicht von einem Projekt sprechen und ganz bewusst eine angepasste Leitung, die in der Regel schlanker als das vollständige Projektmanagement-Instrumentarium ist, einsetzen. Am Beispiel des Statusberichtes, der in irgendeiner Form Bestandteil jedes Projektverfahrens, ist wird dies deutlich. So ist z.B. eine Aufgabe, die von einem Mitarbeiter alleine bewältigt werden kann, kein Projekt. Sein Arbeitsfortschritt muss sich problemlos von seinem normalen Vorgesetzten verfolgen lassen. Es macht keinen Sinn die Arbeitszeit noch mit Schreiben von Projekt-Statusberichten zu vergeuden. Für Vorhaben, die zwar mehrere Mitarbeiter aber mit ähnlichen und wenig komplexen Aufgaben beschäftigen, gilt entsprechendes.

Wenn die Aufgabe groß und komplex wird und mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Aufgaben betraut werden müssen, lässt sich der Arbeitsfortschritt nicht mehr im Rahmen der normalen Organisation und durch die direkten Vorgesetzten überwachen. Jetzt ist es an der Zeit ein Projekt zu definieren, die notwendige Projektorganisation aufzubauen und mit dem Projektmanagement zu beginnen.

Merke: Projektmanagement lohnt sich erst ab einer bestimmten Größe und Komplexität der Aufgabe.