Nach einem kurzen Exkurs in die Kommunikationstheorie komme ich zurück zu den Projektmanagement-Checklisten. Kommunikation ist der Nährboden auf dem erfolgreiche Projekte wachsen. Ob es um die Klärung von Anforderungen, die Aufgabenverteilung im Team oder die Lösung von Konflikten geht – immer wieder muss aufs Neue mit wechselnden Partnern kommuniziert werden. Die Leitfragen zur Kommunikation zielen dabei nicht auf Gesprächsvorbereitungen im Sinne einer Tagesordnung oder Kommunikationsmatrizen mit denen notwendige Informationsflüsse dokumentiert werden. Diese Aspekte setze ich gewissermaßen voraus. Es geht um das Gelingen eines Gesprächs, es soll verhindert werden, dass aneinander vorbei geredet wird. Die Fragen lauten:
– Bin ich bereit zur Kommunikation?
– Bin ich mir über meine Ziele im klaren?
– Habe ich mich klar ausgedrückt?
– Wurde ich verstanden?
– Verstehe ich mein Gegenüber?
– Denke ich an die „4 Seiten“?
Bin ich bereit zur Kommunikation? Salopp formuliert: Vor wichtigen Gesprächen sollte man auch in Gesprächslaune sein. Ein Gespräch steht unter einem schlechten Stern, wenn ich gerade lieber alleine arbeiten möchte. Das soll keine Aufforderung sein Besprechungen abzusagen, wenn man keine Lust hat. Mit etwas Selbstbeobachtung der Tagesform(en) und vorausschauender Planung lässt sich hier schon viel erreichen. Die Frage hat noch einen weiteren Fokus, nicht immer liegen schon alle Informationen vor, die für ein Gespräch benötigt werden. Wer kennt nicht die Meetings in denen lange diskutiert wird um am Ende festzustellen, dass eine Information fehlt um zu einer Entscheidung zu kommen. In manchen Fällen hätte man sich sogar die Diskussion sparen können, wenn die entscheidende Information zu Verfügung gestanden wäre.
Projektarbeit ist immer zielgerichtet und der Projektleiter ist für das Erreichen der Ziele verantwortlich. Dies spiegelt sich in der zweiten Frage. Für jedes Gespräch sollte man sich vorher über die Ziele im Klaren sein. Egal bb es ein kurzes stand-up-meeting, eine Konfliktlösung oder ein langer Workshop zur Ideenfindung ist – ohne ein klar formulierbares Ziel wird Zeit verschwendet und Frustration bei den Kommunikationspartnern erzeugt.
In jeder konkreten Kommunikationssituation sollte man sich fragen ob man sich klar ausgedrückt hat und ob der Gesprächspartner das gesagte verstanden hat. Die gleiche Frage sollte man sich selbst auch für die erhaltene Rückmeldung stellen. Hintergrund dieser drei Fragen sind unterschiedliche Bedeutungen verwendeter Begriffe, sprachlich-regionale und kulturelle Sprachunterschiede oder gar eine schwerwiegende interkulturelle Miss-Kommunikation.
Die letzte Frage schließt den Kreis und macht alles noch komplizierter, die 4 Seiten einer Botschaft spielen immer eine Rolle.
In diesem Sinne „vor dem Reden kurz Nachdenken“ – es lohnt sich.
