noch mehr Meeting

Der vorangegangene Beitrag schloss mit einem Hinweis auf Beratungs- und Entscheidungspunkte. In diesen beiden Begriffen ist ein wichtiger Ansatz enthalten, den ich gerne verwende. In Besprechungen und Zusammenkünften, die keine strikte Form wie z.B. das daily scrum ((Auch wenn man Scrum macht, heißt das noch nicht, dass man keine normalen Besprechungen mehr benötigt. Spätestens dann wenn der Scrum-Master sich um die Beseitigung von impediments kümmert wird er auch Besprechungen mit team-fremden Teilnehmern benötigen.)) haben, lässt sich die Agenda leichter definieren und einhalten, wenn jeder Punkt explizit typisiert wird. Mögliche Typen sind:

• I – wie Information
• B – wie Beratung
• E – wie Entscheidung

Information – wird in der Regel von einem Teilnehmer mitgeteilt, die anderen hören zu. Nachfragen zum Verständnis sind erlaubt, Diskussionen sollten vermieden werden. Wenn sich Diskussionsbedarf abzeichnet sollte dies vertagt werden und in einen neuen Beratungspunkt münden. Im Protokoll kann die Information nochmals wiederholt und ggf. durch die Antworten auf die verständnisfragen ergänzt werden.

Beratung – hier darf diskutiert werden. Meinungen werden ausgetauscht, Meinungen verändern sich. Im Protokoll sollten die geäußerten Meinungen und Ansichten dokumentiert werden.

Entscheidung – der Diskussionsstand wird nochmals zusammengefasst und eine Entscheidung getroffen. Im Protokoll wird die Entscheidung und nichts anderes dokumentiert.

Was bringt diese Typisierung der Tagesordnungspunkte. Sie erhöht die Verbindlichkeit. Ohne die explizite Unterscheidung der Punkte gehen Information, Diskussion und Beratung leicht ineinander über. Im Protokoll stehen dann viele unterschiedliche Aspekte ohne dass klar ist, welche Punkte nur diskutiert und welche wirklich entschieden wurden. Manchmal beruft sich jeder auf einen anderen Halbsatz im Protokoll, irgendwie haben dann alle recht und alle machen weiter wie sie denken.

Lassen sich mit einer Typisierung alle Besprechungen effizient gestalten? Nein, nicht immer – das liegt daran, dass wir Menschen sind und auch im ernsten Business Alltag nach Austausch suchen. Bei der Vorbereitung von Terminen sollte man das immer im Hinterkopf behalten und auch in der Planung der Besprechung berücksichtigen (Zeitstruktur, Pausen, Smalltalk).

Es spricht übrigens nichts dagegen die Typisierung auch mit einem Augenzwinkern zu erweitern. Ich selbst hatte auch in wichtigen Besprechungen als ersten Tagesordnungspunkt schon Nachbesprechungen von Fußballspielen stehen.

Zu guter letzt ein Bild wie ein Protokoll einer derartigen Besprechung aussehen könnte und ein Word-Dokument als Protokollvorlage.