Das Zitat in der Überschrift stammt von Immanuel Kant und da ist was wahres dran. Im Projektmanagement werden Erfahrungswerte gerne hochgehalten. Wenn ich meine “Erfahrungen” aus 20 Jahren Projektgeschäft Revue passieren lasse bemerke ich, dass ich immer wieder der Versuchung erlegen bin bereits meine Wahrnehmung als Erfahrung anzusehen. Der Versuch gute Wahrnehmungen im nächsten Projekt zu wiederholen mag ein paar Mal gelingen, irgendwann kommt aber ein Projekt in dem alles anders ist. Die bisherigen guten Wahrnehmungen, Ansätze und Methoden werden dann plötzlich kontraproduktiv. Jetzt ist der Punkt erreicht an dem es spannend wird – jetzt kann das Verstehen beginnen. Das klingt trivial ist es aber nicht. Auch beim Versuch des Verstehens wird man leicht ein Opfer der eigenen Wahrnehmung. Beispiel gefällig? Vor einigen Jahren führte ich im Rahmen eines Seminars an der Uni Mannheim eine Untersuchung (Online-Befragung) zu Erfolgsfaktoren in IT-Projekten durch. Der Fragebogen enthielt viele wohl durchdachte Fragen mit denen ich meine Hypothesen zu bestätigen gedachte.

Eine dieser Hypothesen entstand in den Jahren zuvor, in denen ich gute Erfahrungen mit flexiblen Kombinationen von Vorgehensmodellen gemacht hatte. Die erhoffte Bestätigung, dass der Einsatz von bestimmten Vorgehensmodellen zu erfolgreicheren Projekten führt, blieb jedoch aus. Egal wie die Daten ausgewertet wurden, es konnte letztendlich nur eine Aussage mit gutem Gewissen getroffen werden: “Es ist völlig egal welches Vorgehensmodell eingesetzt wird”. Kaum zu glauben! In verschiedenen Folgeuntersuchungen, in denen besser nach Projektgrößen, Laufzeiten usw. aufgeschlüsselt wurde, zeigte sich dann ein differenzierteres Bild. Die so genannten weichen Faktoren (Kommunikation und Teamqualitäten) rückten dabei zunehmend in den Mittelpunkt, ein plausibles Bild entstand aber immer noch nicht. In vielen Gesprächen mit Projektleitern und Mitarbeitern sammelten sich weitere Anhaltspunkte für Erklärungen. Diese Anhaltspunkte liefern dann die Fragestellungen für die nächste Runde der Wahrnehmungs-Sammlung.

Diese nächste Runde läuft jetzt gerade. Es ist wieder mal ein Fragebogen online mit dem Fakten und Wahrnehmungen aus Projekten gesammelt werden. Menschen, die in einem Projekt gearbeitet haben, das im Jahr 2009 abgeschlossen wurde, können den Fragebogen für ein konkretes Projekt ausfüllen. Die Qualität der Erkenntnisse steht und fällt mit der Anzahl der Projekte und jede Wahrnehmung ist wichtig. Je mehr Wahrnehmungen es sind desto eher lässt sich etwas verstehen. Mitmachen kostet nur 10 Minuten, neben der Erkenntnis (aus den Auswertungen) gibt es auch eine Reihe von Amazon-Einkaufsgutscheinen zu gewinnen. Weitere Informationen zur Umfrage gibt es hier. Ein Teil der Ergebnisse der vorangegangenen Untersuchungen wurde in der Zeitschrift OBJEKTspektrum, Ausgabe 02/2010 veröffentlicht:

Warum Projektteams erfolgreicher sind als Projektgruppen. Das PDF des Artikels kann frei herunter geladen werden.

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Diese Frage ist Teil der gerade laufenden Untersuchung. Inzwischen sind Daten von 80 Projekten zusammen gekommen. Damit ist ein erster vorsichtiger Blick auf die Daten möglich. Die oben genannte Frage haben wir neu aufgenommen da bei den Auswertungen der älteren Daten insbesondere im Zusammenhang mit dem Umsetzungserfolg die Differenzierung zwischen im Projekt neu hinzugekommenen und bereits zu Beginn des Projektes bekannten Anforderungen nicht möglich war.

Die gefühlte Antwort auf die obige Frage lautet: “Ein großer Teil der Anforderungen ist zu Beginn des Projekts noch nicht bekannt”. Der erste Blick auf die Daten scheint dies zu bestätigen. Nur bei 10% der Projekte sind alle Anforderungen zu Beginn des Projektes bekannt. Bei 26% sind es immer noch ca. 80%. Bei 29% zwischen 50 und 80% der Anforderungen. Bei einem immer noch nennenswerten Teil von 25 % ist weniger als die Hälfte der Anforderungen zu Beginn bekannt. Diese Prozentzahlen scheinen zudem relativ unabhängig von der Art des Projektes zu sein – zumindest die IT-Projekte und die nicht-IT-Projekte zeigen die gleichen Werte. Eine genauere Differenzierung wird allerdings erst bei einer größeren Zahlenbasis möglich sein.

Diese Zahlen zeigen auf wie notwendig ein funktionierendes Anforderungs- und Changemanagement oder eine agile Vorgehensweise ist. Eine Schlussfolgerung lässt sich schon jetzt ziehen. Die einmalige Erstellung eines endgültigen Planes, der nicht mehr geändert werden muss, ist eine Illusion.

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Über dieses Thema schreibe ich oft Heute möchte ich auf einen Artikel, den ich zusammen mit einem Kollegen geschrieben habe, hinweisen. Der Artikel ist in der aktuellen Ausgabe der OBJEKTspektrum erschienen. In diesem Artikel sind viele der hier auf dem Blog besprochenen Punkte auf wenigen Seiten zusammengefasst. Und ein paar neue Grafiken, die es hier noch nicht zu sehen gab, sind auch enthalten. Der Artikel steht auf der OBJEKTspektrum kostenlos zum Download bereit:

OBJEKTspektrum, Ausgabe 02/2010
Aktuelle Studie: Warum Projektteams erfolgreicher sind als Projektgruppen
Dr. Eberhard Huber, Sven Lindenhahn

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und zwar zweierlei: Zum ersten Erkenntnis. Zum Zweiten amazon-Einkaufsgutscheine und andere Preise. Unter den Teilnehmern der diesjährigen Umfrage werden diese Preise verlost. Was hat es mit dieser Umfrage auf sich? Seit einigen Jahren führen wir Untersuchungen zum Projektmanagement bzw. Erfolgsfaktoren in (IT-)Projekten durch. Insgesamt haben sich bisher Daten zu ca. 500 Projekten angesammelt. Alle Auswertungen zeigen bisher nur schwache Korrelationen zwischen Methodeneinsatz und Projekterfolg. Starke Korrelationen zeigen sich hingegen bzgl. Größe der Projekte und Qualität der beteiligten Teams. Diese lassen sich in den zwei plakativen Sätzen

• Kleine Projekte sind erfolgreicher als große.
• Gute Teams liefern erfolgreiche Projekte ab.

zusammenfassen. Das ist mit Sicherheit nicht die ganze Wahrheit. Zudem erfordern die Randbedingungen der Realität auch die Durchführung großer Projekte mit nicht eingespielten Teams. Deshalb versuchen wir mit der 2010er Befragung viele der (noch verborgenen) Querbeziehungen der unterschiedlichen Erfolgsfaktoren zu erfassen. Dementsprechend enthält der Fragebogen Fragen zu folgenden Themen:

• Art des Projekts
• Projektgröße und Dauer
• Erhebung und Umsetzung der Anforderungen
• Vergleich der Anforderungen mit den ursprünglichen Plänen
• Zusammensetzung und Verteilung des Teams
• Werkzeuge für PM, Anforderungserhebung und Kommunikation
• Einsatz von Standards, Methoden, Frameworks
• Einsatz agiler Elemente
• Qualität der Zusammenarbeit

Trotz der Vielfalt der Themen ist der Bogen in knapp 10 Minuten zu beantworten. Die gemessene durchschnittliche Antwortzeit beträgt derzeit 8,3 Minuten. Die Umfrage erfolgt selbstverständlich anonym. Es werden keine Namen von Auftraggebern, Kunden oder ähnlichem erfragt. Es besteht lediglich die Möglichkeit eine E-Mail Adresse anzugeben, falls Sie die Zusendung der Ergebnisse der Umfrage wünschen oder an der Verlosung der Amazon-Einkaufsgutscheine teilnehmen möchten. Die angegebenen E-Mail-Adressen werden nach der Verlosung bzw. nach dem Versand der Ergebnisse gelöscht. Eine Weitergabe der persönlichen Daten wird selbstverständlich ausgeschlossen.

Und zu guter Letzt hier Link der Link zur Umfrage: Umfrage zu Erfolgsfaktoren in Projekten.

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Wer ohne langes Lesen der einleitenden Worte mit der Umfrage beginnen will, kann sofort dem Link folgen:

Umfrage zu Erfolgsfaktoren in Projekten.

Seit einigen Jahren führen wir in Kooperation mit verschiedenene Forschungseinrichtungen Untersuchungen zu Projekten und Projektmanagement durch. Die Ergebnisse der bisherigen Untersuchungen lassen sich z.B. hier nachlesen:

• Eberhard Huber, Sven Lindenhahn: TEAMWORK: Warum Projektteams erfolgreicher sind als Projektgruppen, Objektspektrum Ausgabe 02 / 2010
• Eberhard Huber, Cleo Becker: Entstehung von Projekt- und Teamkulturen und ihr Einfluss auf den Projekterfolg in: Projekte als Kulturerlebnis, dpunkt.verlag 2009 ISBN 978-3-89864-629-1
• Sven Lindenhahn, Sebastian Günther, Eberhard Huber: Einfluss agiler Praktiken auf Teammerkmale und Erfolg von Softwareentwicklungsprojekten, Technical Report der Uni Magdeburg
  Nr. FIN-014-2008, Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik

Ein wichtiges Ergebnis der bisherigen Untersuchungen wird teilweise schon aus den Titeln der Publikationen klar. Die Qualität des Teams bzw. der Zusammenarbeit korreliert neben der Gruppengröße am stärksten mit dem Projekterfolg. Kleine Projekte sind erfolgreicher und Projekte mit guten Teams sind ebenfalls erfolgreicher. Dramatisch ist die Korrelation bei der oft anzutreffenden Teamgröße “4 bis 8 Personen”. Hier sind die Teams rund 4 mal erfolgreicher als schlecht funktionierende Arbeitsgruppen, die wir salopp als zerstrittene Haufen tituliert haben. So deutlich diese Korrelation ist und für die Verfechter der Teamarbeit auch plausibel erscheint, stellen sich dennnoch viele weitere Fragen. Wie korrelieren diese Erfolgsquoten mit den eingesetzten Kommunikationswerkzeugen, der räumlichen Verteilung der Teams, den Projektmanagementstandards, den eingesetzten Methoden, Vorgehensweisen und Werkzeugen.

Um diese Fragen gründlicher als bisher zu klären haben wir eine neue Befragung aufgesetzt. Die Beantwortung des Fragebogens dauert ca. 10 Minuten. Mitmachen kann jede(r) der/die im Jahr 2009 in einem Projekt mitgearbeit oder dieses geleitet hat. Das Projekt sollte allerdings im Jahr 2009 beendet worden sein. Art des Projektes und möglicher Erfolg bzw. Misserfolg sind hierbei unerheblich, dies wird im Fragebogen entsprechend abgefragt. Unter einem Projekt verstehen wir ein Vorhaben, das mindestens 2 Personen zur Bearbeitung erforderte, einen Auftraggeber sowie einen fixierten Start- und Endtermin hatte (zur genaueren Definition)

Die Umfrage erfolgt selbstverständlich anonym. Es werden keine Namen von Auftraggebern, Kunden oder ähnlichem erfragt. Es besteht lediglich die Möglichkeit eine E-Mail Adresse anzugeben, falls Sie die Zusendung der Ergebnisse der Umfrage wünschen oder an der Verlosung der Amazon-Einkaufsgutscheine teilnehmen möchten. Die angegebenen E-Mail-Adressen werden nach der Verlosung bzw. nach dem Versand der Ergebnisse gelöscht. Eine Weitergabe der persönlichen Daten wird selbstverständlich ausgeschlossen.

Und zu guter Letzt nochmals der Link zur Umfrage: Umfrage zu Erfolgsfaktoren in Projekten.

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Mit der Frage Wann ist ein Projekt (k)ein Projekt? hatte ich mich vor einiger Zeit schon ausführlicher befasst. Bei der Vorbereitung einer Untersuchung bin ich erneut auf diese Frage gestoßen. Die damals erstellte Mindmap fasst zwar wesentliche Merkmale eines Projektes zusammen liefert aber keine Kriterien, die eine Abgrenzung zu “projektartigen Vorhaben” ermöglichen würde. Über Begriffe lässt sich zwar trefflich streiten und manchem mag dies als Erbsenzählerei erscheinen – für eine wissenschaftliche Auseinandersetzung mit dem Themen “Projekte / Projektleitung / Projektmanagement” ist eine saubere Abgrenzung der Begriffe jedoch notwendig. In diesem Sinne möchte ich eine Reihe von minimalen Merkmalen nennen, die vorhanden sein sollen um von einem Projekt sprechen zu können. Ein Vorhaben nennen wir dann ein Projekt, wenn es folgende Merkmale aufweist:

1. ein in Worten beschreibbares Ziel oder Arbeitsergebnis, das in dieser Form noch nicht existiert,
2. einen Termin an dem mit den Arbeiten begonnen wird,
3. einen Termin an dem das Arbeitsergebnis vorliegen soll,
4. mindestens zwei Personen, die zum Arbeitsergebnis beitragen,
5. sowie mindestens eine weitere Person, an die das Arbeitsergebnis geliefert wird.

Wenn ich beispielsweise für mich selbst etwas programmiere – so schwierig das Problem auch sein mag – ist es kein Projekt, da ich Auftraggeber und Projektmitarbeiter in einer Person wäre. In der IT Branche gibt es gelegentlich Aufträge, die vollständig von einer Person abgearbeitet werden. Solche Aufträge weisen bis auf die Personenzahl (Punkt 4) alle Merkmale eines Projektes auf und erfordern ein straffes Management. Hier handelt es sich aber eher um Selbst-Management als um Projektmanagement, das immer auch einen Aspekt der Koordination verschiedener Mitarbeiter enthält. Auch die W-Fragen des Projektmanagements ergeben erst dann einen Sinn, wenn ein Vorhaben oder Auftrag diese Merkmale aufweist.

Dieser Text ist unter Creative Commons BY NC ND (Namensnennung – Nicht Kommerziell – Keine Bearbeitung) lizenziert. Er ist Teil des Buchprojekts “Menschen im Projekt”. Er gehört zum Abschnitt 3A, siehe Mindmap zu Inhalt und Struktur.

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