1. Die Generierung von Zufallszahlen ist z.B. in der Kryptologie von großer Bedeutung: Wikipedia: Kryptographisch sicherer Zufallszahlengenerator
2. Zusätzlich sollen aus den letzten 10 Teilnehmern ein(e) weitere GewinnerIn gezogen werden

Umfrage zu Erfolgsfaktoren in Projekten.

Seit einigen Jahren führen wir in Kooperation mit verschiedenene Forschungseinrichtungen Untersuchungen zu Projekten und Projektmanagement durch. Die Ergebnisse der bisherigen Untersuchungen lassen sich z.B. hier nachlesen:

• Eberhard Huber, Sven Lindenhahn: TEAMWORK: Warum Projektteams erfolgreicher sind als Projektgruppen, Objektspektrum Ausgabe 02 / 2010
• Eberhard Huber, Cleo Becker: Entstehung von Projekt- und Teamkulturen und ihr Einfluss auf den Projekterfolg in: Projekte als Kulturerlebnis, dpunkt.verlag 2009 ISBN 978-3-89864-629-1
• Sven Lindenhahn, Sebastian Günther, Eberhard Huber: Einfluss agiler Praktiken auf Teammerkmale und Erfolg von Softwareentwicklungsprojekten, Technical Report der Uni Magdeburg: Nr. FIN-014-2008, Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik

Ergebnisse der bisherigen Untersuchungen werden teilweise schon aus den Titeln der Publikationen klar. Die Qualität des Teams bzw. der Zusammenarbeit korreliert neben der Gruppengröße am stärksten mit dem Projekterfolg. Kleine Projekte und Projekte mit guten Teams sind deutlich erfolgreicher. So deutlich diese Korrelationen sind und für die Verfechter der Teamarbeit auch plausibel erscheinen, stellen sich dennnoch viele weitere Fragen. Wie korrelieren diese Erfolgsquoten mit den eingesetzten Kommunikationswerkzeugen, der räumlichen Verteilung der Teams, den Projektmanagementstandards, den eingesetzten Methoden, Vorgehensweisen und Werkzeugen.

Um diese Fragen gründlicher als bisher zu klären haben wir eine neue Befragung aufgesetzt. Die Beantwortung des Fragebogens dauert ca. 10 Minuten. Mitmachen kann jede(r) der/die im Jahr 2009 in einem Projekt mitgearbeitet hat (egal in welcher Rolle). Art des Projektes und möglicher Erfolg bzw. Misserfolg sind hierbei unerheblich, dies wird im Fragebogen entsprechend abgefragt.

Die Umfrage erfolgt selbstverständlich anonym. Es werden keine Namen von Auftraggebern, Kunden oder ähnlichem erfragt. Es besteht lediglich die Möglichkeit eine E-Mail Adresse anzugeben, falls Sie die Zusendung der Ergebnisse der Umfrage wünschen oder an der Verlosung der Amazon-Einkaufsgutscheine teilnehmen möchten. Die angegebenen E-Mail-Adressen werden nach der Verlosung bzw. nach dem Versand der Ergebnisse gelöscht. Eine Weitergabe der persönlichen Daten wird selbstverständlich ausgeschlossen.

Und zu guter Letzt hier nochmals der Link zur Umfrage: Umfrage zu Erfolgsfaktoren in Projekten.

Nebenstehende Grafik zeigt die Auswertung von 106 IT-Projekten, die im Jahr 2009 abgeschlossen wurden. Sie zeigt die Kundenzufriedenheit¹ in Abhängigkeit des Umsetzungsgrads der Anforderungen, der Überschreitung der ursprüngliche geplanten Projektlaufzeit sowie der Budgetüberschreitung. Es ist offensichtlich, dass alle Faktoren mit der Zufriedenheit korrelieren. Es zeigt sich aber auch, dass eine Budgetüberschreitung deutlich weniger mit der Zufriedenheit korreliert. Korrelation darf nicht mit Kausalität verwechselt werden, sie gibt aber zumindest einen Hinweis auf eine mögliche Interpretation. Der “gefühlte Erfahrungswert”, dass eine Umsetzung der Anforderung im Zeitrahmen wichtiger ist als eine mögliche Budgetüberschreitung, scheint sich hier zu bestätigen.

Um möglichst belastbare Aussagen zu erhalten kann die Anzahl der untersuchten Projekte nicht groß genug sein. Deshalb möchte ich nochmals auf die laufende Befragung hinweisen und hoffe weiterhin auf eine rege Teilnahme.

1. Die Frage nach der Kundenzufriedenheit im Fragebogen bietet 5 Ankreuz-Möglichkeit von sehr zufrieden bis völlig unzufrieden. Für die jeweiligen Filter wurde die mittlere Position berechnet und in % umgerechnet.

Eine dieser Hypothesen entstand in den Jahren zuvor, in denen ich gute Erfahrungen mit flexiblen Kombinationen von Vorgehensmodellen gemacht hatte. Die erhoffte Bestätigung, dass der Einsatz von bestimmten Vorgehensmodellen zu erfolgreicheren Projekten führt, blieb jedoch aus. Egal wie die Daten ausgewertet wurden, es konnte letztendlich nur eine Aussage mit gutem Gewissen getroffen werden: “Es ist völlig egal welches Vorgehensmodell eingesetzt wird”. Kaum zu glauben! In verschiedenen Folgeuntersuchungen, in denen besser nach Projektgrößen, Laufzeiten usw. aufgeschlüsselt wurde, zeigte sich dann ein differenzierteres Bild. Die so genannten weichen Faktoren (Kommunikation und Teamqualitäten) rückten dabei zunehmend in den Mittelpunkt, ein plausibles Bild entstand aber immer noch nicht. In vielen Gesprächen mit Projektleitern und Mitarbeitern sammelten sich weitere Anhaltspunkte für Erklärungen. Diese Anhaltspunkte liefern dann die Fragestellungen für die nächste Runde der Wahrnehmungs-Sammlung.

Diese nächste Runde läuft jetzt gerade. Es ist wieder mal ein Fragebogen online mit dem Fakten und Wahrnehmungen aus Projekten gesammelt werden. Menschen, die in einem Projekt gearbeitet haben, das im Jahr 2009 abgeschlossen wurde, können den Fragebogen für ein konkretes Projekt ausfüllen. Die Qualität der Erkenntnisse steht und fällt mit der Anzahl der Projekte und jede Wahrnehmung ist wichtig. Je mehr Wahrnehmungen es sind desto eher lässt sich etwas verstehen. Mitmachen kostet nur 10 Minuten, neben der Erkenntnis (aus den Auswertungen) gibt es auch eine Reihe von Amazon-Einkaufsgutscheinen zu gewinnen. Weitere Informationen zur Umfrage gibt es hier. Ein Teil der Ergebnisse der vorangegangenen Untersuchungen wurde in der Zeitschrift OBJEKTspektrum, Ausgabe 02/2010 veröffentlicht:

Warum Projektteams erfolgreicher sind als Projektgruppen. Das PDF des Artikels kann frei herunter geladen werden.

Die gefühlte Antwort auf die obige Frage lautet: “Ein großer Teil der Anforderungen ist zu Beginn des Projekts noch nicht bekannt”. Der erste Blick auf die Daten scheint dies zu bestätigen. Nur bei 10% der Projekte sind alle Anforderungen zu Beginn des Projektes bekannt. Bei 26% sind es immer noch ca. 80%. Bei 29% zwischen 50 und 80% der Anforderungen. Bei einem immer noch nennenswerten Teil von 25 % ist weniger als die Hälfte der Anforderungen zu Beginn bekannt. Diese Prozentzahlen scheinen zudem relativ unabhängig von der Art des Projektes zu sein – zumindest die IT-Projekte und die nicht-IT-Projekte zeigen die gleichen Werte. Eine genauere Differenzierung wird allerdings erst bei einer größeren Zahlenbasis möglich sein.

Diese Zahlen zeigen auf wie notwendig ein funktionierendes Anforderungs- und Changemanagement oder eine agile Vorgehensweise ist. Eine Schlussfolgerung lässt sich schon jetzt ziehen. Die einmalige Erstellung eines endgültigen Planes, der nicht mehr geändert werden muss, ist eine Illusion.

Bei Frage 31 sollten Sie vielleicht spezifizieren, um welche Art von Interview es sich handelt: Soll es veröffentlich werden oder dient es der weiteren Datenerhebung und bleibt anonym? Wo und wie soll es ggf. geführt werden und mit wem?

Danke für den Hinweis, ich werde da noch eine Notiz anfügen. Wir (nebenstehende Autoren) würden uns nach den ersten Auswertungen bei den jeweiligen Personen per Mail melden um Details zu vereinbaren. Die Themen Kommunikation und Projektkultur sind derzeit Favoriten für die Interviews. Der Wunsch nach Anonymität wird selbstverständlich vollständig respektiert. Die Verwendung von Äußerungen aus den Interviews in etwaigen Publikationen erfolgt ebenfalls nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Interviewpartner.

Ich könnte mir vorstellen dass IT-Projekte andere tiefergehende Fragen benötigen als z.B. Entwicklungsprojekte in der Forschung. Ist aber vielleicht auch nicht notwendig für eine globale Aussage.

Es ist eine echte Zwickmühle die Balance zwischen globalen und speziellen Aussagen zu halten. Jeder Fragebogen ist ein Kompromiss zwischen Detailgenauigkeit und Ausfüllzeit. Um diverse Zusammenhänge aufzuspüren benötigen wir vor allem eine große Datenbasis, diese ist leider nur mit einem Fragebogen zu erreichen, der in akzeptabler Zeit auszufüllen ist. 10 min markieren hier so etwas wie eine kritische Grenze.

“Wichtig waren vor allem drei Punkte im Projekt:
a) 100% Rückendeckung vom Sponsor
b) die “Richtigen” Teammitglieder, sowohl intern als auch extern
c) Alles 1. Immer 2. Offen 3. Transparent kommunizieren – wirklich alles.”

Das sind auch meiner Ansicht sehr wichtige Faktoren, ich bin gespannt ob sich das in den Daten widerspiegeln wird.

allerdings ist mir die Umfrage etwas zu Software-Entwicklungsprojektlastig

Das ist nicht ganz von der Hand zu weisen. Das hat zwei Ursachen, zum Einen müssen wir manche Fragen aus früheren Umfragen, die explizit auf SW-Projekte zielten, beibehalten um eine gewisse Vergleichbarkeit der Daten zu ermöglichen. Andererseits ist die Vielfalt der Methoden im Bereich SW-Entwicklung größer als in anderen Gebieten, dementsprechend häufiger tauchen in den Auswahlfragen SW-Entwicklungsmethoden auf.

Soweit für heute – ein erstes Zwischenergebnis finden Sie hier.

Es gilt für die Projektleitung für das konkrete, abgrenzbare Projekt den Erfolg zu definieren und zu verantworten. Ausgehend von der Definition eines Projektes sind die drei Parameter Anforderungen, Zeit und Budget nach wie vor wichtige Größen. Die Anforderungen sind dabei jene, die im Laufe des Projektes erhoben oder präzisiert wurden – diese können ggf. erheblich vom ursprünglichen Plan abweichen. Egal welche Methodik im Projekt eingesetzt wird, die Anforderungen müssen dokumentiert werden, nur gegenüber den dokumentierten Veränderungen der Anforderungen lässt sich ein Projekterfolg messen und nachweisen. Für den Fall, dass sich die Veränderung als signifikante Vermehrung erweist ist die Dokumentation zwingende Voraussetzung für das Durchsetzen einer Budget- und / oder Zeitrahmenänderung. Damit muss sich jede Projektleitung nach wie vor an diesen drei Punkten messen lassen. Die spannende Frage ist dann eher wie weit die ursprünglichen Anforderungen von den tatsächlich realisierten abweichen.

Für einen überzeugenden Projekterfolg reicht das aber noch nicht. Die Kundenzufriedenheit muss separat betrachtet werden. Wenn die erhobenen Anforderungen wirklich die Bedürfnisse des Kunden widerspiegeln ist das erst die Hälfte der Miete. Hierzu eine kleine Anekdote aus meinem Erfahrungsschatz. Für zwei mittlere Firmen mit absolut identischem Geschäftsmodell und Prozessen wurde ein neues Auftragsmanagementsystem entwickelt. Das System wurde eingeführt, in Firma A wurde es als Erfolg gefeiert, in Firma B mit Skepsis betrachtet. Wenige Zeit später wurden Firma A und B unter dem Dach der Firma C zwangsfusioniert. Aufgrund der gesetzlichen Regelungen und Vorgaben war auch das Geschäft der Firma C mit dem von A und B identisch. Im Rahmen der Überlegungen zur Ablösung des C-Alt-Auftragsmanagementsystems wurden Meinungen aus den Firmen A und B eingeholt. Ich wurde vom zuständigen Entscheidungsträger befragt ob ich die Entscheidung das System A zu verwenden aus technologischer Sicht mittragen könne, dieses System wäre funktional dem System B weit überlegen. Die Überraschung war groß als ich mitteilte, dass System A und B identisch seien. Ein Projekt, ein Ergebnis und doch völlig unterschiedliche Wahrnehmungen. Merke:

Die positive Wahrnehmung des Projektergebnisses ist wichtig für die Einschätzung als Erfolg.

Zu guter Letzt ist auch die persönliche Einschätzung nicht zu vernachlässigen. Auch wenn es in der Außenwirkung und in den Projekten nicht erscheinen mag ist ein auf Kosten des Projektes ausgebranntes Team sicher kein Grund den Erfolg allzu laut zu feiern.

Die im Text gezeigten Ausschnitte aus Fragebögen sind Teile der zur Zeit laufenden Untersuchung zu Erfolgsfaktoren in Projekten. Wer 10 min Zeit übrig hat und im letzten Jahr in einem Projekt mit gearbeitet hat darf gerne mitmachen – es gibt auch was zu gewinnen

• Kleine Projekte sind erfolgreicher als große.
• Gute Teams liefern erfolgreiche Projekte ab.

zusammenfassen. Das ist mit Sicherheit nicht die ganze Wahrheit. Zudem erfordern die Randbedingungen der Realität auch die Durchführung großer Projekte mit nicht eingespielten Teams. Deshalb versuchen wir mit der 2010er Befragung viele der (noch verborgenen) Querbeziehungen der unterschiedlichen Erfolgsfaktoren zu erfassen. Dementsprechend enthält der Fragebogen Fragen zu folgenden Themen:

• Art des Projekts
• Projektgröße und Dauer
• Erhebung und Umsetzung der Anforderungen
• Vergleich der Anforderungen mit den ursprünglichen Plänen
• Zusammensetzung und Verteilung des Teams
• Werkzeuge für PM, Anforderungserhebung und Kommunikation
• Einsatz von Standards, Methoden, Frameworks
• Einsatz agiler Elemente
• Qualität der Zusammenarbeit

Trotz der Vielfalt der Themen ist der Bogen in knapp 10 Minuten zu beantworten. Die gemessene durchschnittliche Antwortzeit beträgt derzeit 8,3 Minuten. Die Umfrage erfolgt selbstverständlich anonym. Es werden keine Namen von Auftraggebern, Kunden oder ähnlichem erfragt. Es besteht lediglich die Möglichkeit eine E-Mail Adresse anzugeben, falls Sie die Zusendung der Ergebnisse der Umfrage wünschen oder an der Verlosung der Amazon-Einkaufsgutscheine teilnehmen möchten. Die angegebenen E-Mail-Adressen werden nach der Verlosung bzw. nach dem Versand der Ergebnisse gelöscht. Eine Weitergabe der persönlichen Daten wird selbstverständlich ausgeschlossen.

Und zu guter Letzt hier Link der Link zur Umfrage: Umfrage zu Erfolgsfaktoren in Projekten.