Hybrides Projektmanagement ist keine Ausrede

Hybrides Projektmanagement ist in aller Munde. Der situativ passende Mix aus Methoden bzw. Elementen verschiedener Vorgehensweisen führt zum Erfolg. In einer Werbeanzeige las ich kürzlich, dass ein effizienter Mix der besten Elemente des Wasserfalls und des agilen Konzeptes ein effizientes Projektmanagement des „best ob both worlds”-Prinzips sei.

So weit so vielversprechend, die Realität sieht aber in vielen Organisation anders aus. Der hybride Mix wird gelegentlich als Ausrede gebraucht, um unangenehme Aspekte einer Methode nicht anwenden oder umsetzen zu müssen.

Es fallen Sätze wie „Wir schreiben keine abnahmerelevante Spezifikation, wir machen User-Stores.“ Oder „Wir benötigen keine Pläne, wir machen Scrum“. Im ersten Fall wird dann geflissentlich ignoriert, dass jede einzelne User-Story eine Abnahmespezifikation ((Eine “condition of satisfaction” ist in der Regel eine Liste von Bedingungen, die erfüllt sein müssen um die “Story” erfolgreich abzunehmen.)) enthalten muss. Im zweiten Fall wird ignoriert, dass in Scrum in den Planning-Meetings viel detaillierter geplant wird, als es in einem klassisch gesteuerten Projekt möglich wäre. ((Ein echtes Scrum-Team plant sehr viel und detailliert. Im Unterschied zum klassischen Projektplan wird die Planung nicht von einer Projektleitung vorab erstellt, sondern vom Team während der gesamten Laufzeit gepflegt.)).

Trotz des agilen Hypes ist in vielen Organisation ein Vorgehensmodell mit langfristiger Vorausplanung immer noch relevant. Andererseits sind die Vorteile einer agilen Vorgehensweise nicht mehr zu ignorieren. Insofern ist die Kombination von Vorgehensweisen ein offensichtlicher und notwendiger Ausweg. Um diesen Weg erfolgreich zu beschreiten sollte nicht den Ausreden gehuldigt werden. Stattdessen müssen Übergabepunkte zwischen methodisch unterschiedlichen Elementen definiert werden. Davor und danach muss ordentlich und präzise gearbeitet werden.

Hybride Vorgehensweise erfordert Präzision

An einem Beispiel wird das klarer. In Behörden ist nach wie vor das V-Modell die vorgeschriebene Vorgehensweise. Die große Zahl an Spezifikations-Dokumenten und ein agiles Backlog passen allerdings nicht richtig zusammen und können nur aufwändig parallel gepflegt werden – hier kommen dann die erwähnten Übergabepunkte ins Spiel. Eine mögliche Gestaltung eines solchen Punktes kann wie folgt aussehen:

  1. Zusammenfassung der frühen (groben) Spezifikationsdokumente in einem knapp formulierten Dokument
  2. Ausrufung eines Redaktionsschlusses der Dokumente und offizielle Abnahme des zusammengefassten Dokumentes
  3. Verwendung der Zusammenfassung als Vision für den Einstieg in Scrum
  4. Aufsetzen eines Backlogs, das die wesentlichen Inhalte und Gliederungspunkte der vorangegangenen Dokumente z.B. in Form von Kategorien enthält

Die später im Kontext des V-Modells notwendigen Abnahme-Spezifikationen ergeben sich dann aus Auszügen des Backlogs. Das funktioniert allerdings nur dann, wenn die Einträge im Backlog nach den Regeln der Scrum-Kunst gepflegt und bearbeitet wurden. Wenn bei den Definitionen von „ready“ und „done“ geschlampt wird, wird weder die Übernahme aus vorangegangenen Spezifikationen noch die Übergabe der Ergebnisse an einen folgenden Prozess funktionieren.

Ein hybrides Vorgehen entbindet weder von der notwendigen Kenntnis der beteiligten Methoden noch von der ordentlichen und sauberen Umsetzung der tatsächlich genutzten Elemente.

Update am 14.02.2019: Frank Blome hat mich auf einen wichtigen Punkt hingewiesen: Ohne Werkzeuge funktioniert das Beschriebene nicht: Hybrides Vorgehen braucht passende Werkzeuge. Dem stimme ich ohne Einschränkung zu.

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Warum PM Camps (immer noch) eine gute Idee sind.

Das erste PM Camp fand vor 8 Jahren statt. Einige der damaligen Ideen für ein Projektmanagement-Barcamp haben sich überholt, andere sind deutlicher hervorgetreten. Im Leitbild der PM Camp-Bewegung ist die wichtigste Idee mit einem Satz gut zusammengefasst:

Ein PM Camp bringt Menschen auf Augenhöhe zusammen, um von- und miteinander zu lernen und gemeinsam nach Wegen zu suchen, wie Projektarbeit gut gestaltet werden kann.

PM Camp Leitbild

Dies gilt auch oder sogar im besonderen Maße für das PM-Camp Stuttgart, das in Zusammenarbeit der Hochschule der Medien (HdM) und openPM e.V. veranstaltet wird. An der HdM ist Projekt-Management schon seit Jahren in verschiedenen Fächern Pflichtprogramm. Ich halte dort selbst gelegentlich Vorlesungen. In der Diskussion mit Studierenden bemerke ich immer wieder wie klar und unverstellt der Blick sein kann und dass langjährige Erfahrung nicht das Maß aller Dinge ist.

Erfahrung ist im Projektgeschäft hilfreich. Erfahrungen sind reflektierte Erlebnisse und sollten aber nicht mit Gewohnheiten verwechselt werden. Dialoge auf Augenhöhe zwischen Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungshorizonten erleichtern die Reflexion und unterstützen gemeinsames Lernen.

Eine Mischung von Erfahrungshorizonten stellen wir in Stuttgart unter anderem dadurch sicher, dass ein Kontingent der Tickets (kostenlos) für Studierende reserviert ist.

Das PM-Camp Stuttgart 2019 findet am 3. und 4. Mai statt. Aktuell sind auch noch Tickets zu haben.


#PM.Vorlesungen

Im Sommersemester 2019 halte ich an der Hochschule der Medien in Stuttgart zwei Vorlesungen über Projektmanagement: IT-Projektmanagement und „Agiles ProjektManagement“. Eine eindeutige Trennung zwischen den Inhalten dieser Vorlesungen ist auf dem Hintergrund des oft zitierten „hybriden Projektmanagements“ schwierig und nicht mehr sinnvoll. Andererseits ist es sehr hilfreich, bewusst wechselnde Perspektiven einzunehmen, um wichtige Aspekte besser erkennen zu können. In diesem Sinne möchte ich Gedanken und Fragen von Studierenden aus beiden Vorlesungen aufgreifen und diese in einer Reihe von Beiträgen besprechen.

Den Anfang hatte ich mit einer sehr einfachen Projektdefinition gemacht. Projekt oder »das nach vorn Geworfene«

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Projekt oder »das nach vorn Geworfene«

Projekt [lateinisch proiectum »das nach vorn Geworfene«] das, -(e)s/-e, geplante oder bereits begonnene Unternehmung; (groß angelegtes) Vorhaben.

Brockhaus, Projekt. http://brockhaus.de/ecs/enzy/article/projekt (aufgerufen am 2019-03-14)

Dieses Zitat eröffnet den Horizont zu dem was ein Projekt sein kann und sollte. Begriffsdefinitionen erscheinen erbsenzählerisch sind aber angesichts der Vielzahl neuer und vermischter Begriffe zur Beschreibung von Arbeitsformen nach wie vor notwendig. Um den Begriff “Projekt” präzise zu fassen und den Einsatz von Projektmanagement-Methoden zu rechtfertigen sollte eine Unternehmung mindestens folgende Merkmale aufweisen:

  1. ein in Worten beschreibbares Ziel oder Arbeitsergebnis,
  2. das in dieser Form noch nicht existiert und so groß oder kompliziert ist, dass es nicht von einem Menschen alleine erarbeitet werden kann.
  3. einen Termin an dem mit den Arbeiten begonnen wird sowie einen weiteren an dem das Arbeitsergebnis vorliegen soll,
  4. mindestens drei Personen, die das Ergebnis erarbeiten
  5. sowie mindestens eine weitere Person, an die das Arbeitsergebnis geliefert wird.

Alle Vorhaben, Aufgaben, Unternehmungen, die diese Kriterien nicht erfüllen, sollten nicht als Projekte bezeichnet und mit Projekt-Management traktiert werden.

Weitere Kennzeichen wie Projektorganisation, Team, bestimmte Rollen sind lediglich Ausprägungen, die in jedem Projekt neu und individuell ausgestaltet werden müssen.

Die oben genannten Merkmale stehen nicht im Widerspruch zu den Definitionen, die in der DIN-Norm oder anderen formalen Rahmen formuliert sind. Die dort erwähnten Begrenzungen (Ressourcen, Zeiten) sind oben implizit enthalten.

Quellen

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Agil, digitaler Wirbel oder des Kaisers neue Kleider

Nachstehender Text ist ein pointierter Beitrag zur Blogparade des Projekt-Magazins. Im Aufruf stehen die folgenden Sätze:

“Wir arbeiten jetzt agil / digital / selbstorganisiert!”

Mehr Erfolg durch neue Freiheiten im Projekt oder viel Wirbel um nichts?

Die Überschrift verrät schon, dass ich eher zur “viel Wirbel um Nichts”-Fraktion gehöre. Ich beginne meine Argumentation mit drei Aussagen, die ich nach und nach erläutern möchte:

  • Agil hat nichts mit Methode und / oder Technologie zu tun.
  • Erfolgreiche Projekte waren schon immer agil.
  • Selbstorganisation ist nur eine Facette agiler Arbeit.

Agil bedeutet nicht mehr und nicht weniger als beweglich. Gleichsetzungen mit Methoden wie z.B. Agil = Scrum sind schlichtweg falsch. Das agile Manifest wurde von Menschen geschrieben, die selbst Methoden entworfen hatten und auf der Suche nach der besten bzw. nach grundlegenden Prinzipien waren um Software-Entwicklung erfolgreicher zu gestalten. Die Kernaussagen, die am Ende des Treffens getroffen wurden, sind methoden-agnostisch. Schnell greifbare Ergebnisse zu erzielen und diese mit dem Kunden zu besprechen, statt lange Verträge zu schreiben ist trivial, sehr sinnvoll aber nach wie vor in vielen Projekten keine gelebte Praxis.

Die Digitalisierung läuft schon seit Jahrzehnten. Das Problem, dass sich die Anforderungen an ein Projekt während der Laufzeit ändern, besteht noch länger. Erfolgreiche Projekte haben schon immer einen Weg gefunden neue Anforderungen zu integrieren und die Planung permanent den sich verändernden Rahmenbedingungen anzupassen. Ob diese Beweglichkeit (Agilität) mit einem ausgefuchsten Change-Management-Prozess oder mit einer anderen Methode erreicht wurde ist nebensächlich. Letztendlich erhöht agiles Arbeiten die Wahrscheinlichkeit, dass ein Ergebnis entsteht, das den Kunden zufrieden stellt. Ein zufriedener Kunde ist der wichtigste Baustein des Projekterfolgs.

Bei der Selbstorganisation wage ich ebenfalls die Aussage, dass erfolgreiche Projekte immer einen gewissen Anteil an Selbstorganisation enthalten müssen. Jedes Projekt enthält per Definition Unbekanntes. Dementsprechend wird sich die zu Beginn gewählte Organisation eines Projektes im besten Fall als unvollständig, im schlechtesten Fall als untauglich erweisen. Die Vorstellung während eines Projektes parallel einen Organisations-Entwicklungs-Prozess mitlaufen zu lassen, halte ich für unrealistisch. Lösen lässt sich dieses Problem nur, wenn ein gewisser Freiheitsgrad für Selbstorganisation eingeräumt ist.

Jetzt drängt sich die Frage auf warum ich diesen Text überhaupt geschrieben habe. Ich befürchte, dass in dem aktuellen Wirbel die wichtigen Aspekte der Agilität verloren gehen, Nebeneffekte überbetont werden und am Ende das Gegenteil erreicht wird. Vor nicht allzu langer Zeit hörte ich einen Projekt-Manager eines IT-Unternehmens folgenden Satz sagen:

Wir machen nur Scrum um unsere Mitarbeiter besser kontrollieren zu können.

Eine andere Aussage, die mir begegnet ist, lautet:

Wenn wir agil arbeiten, können wir uns Pläne und Konzepte sparen.

Diese Aussagen sind nicht vollständig falsch, weisen aber in eine ungesunde Richtung. Es wird leicht übersehen, dass in der agilen Arbeit so viel geplant wird im klassischen Projekt-Management. Es geschieht nur zu einem anderen Zeitpunkt und wird gemeinschaftlich erledigt. Eine ordentliche abgearbeitete Einzel-Anforderung trägt die Konzeption in sich, es gibt lediglich kein Konzept-Dokument im klassischen Sinne. Elemente wie Backlogs, Boards, Charts, Reviews und Retrospektiven dienen dem selbstverantwortlichen “Inspect & Adapt” und nicht einem Mikro-Management-Kontrollbedürfnis.

Zum Schluss mein grusliges Lieblingszitat:

Sprints – das hört sich so schön schnell an.

Sprint auf Sprint ohne abgesicherte Pause machen die Menschen kaputt. Hier ziehe ich einen Vergleich zum Sport. Zwei 100 Meter-Läufe lassen sich ohne große Pause absolvieren. Ein 400 Meter-Lauf ist die längste Sprint-Distanz überhaupt. Wird das missachtet übersäuert die Muskulatur und am Ende läuft niemand mehr.

Ergänzende Texte:

PM Camp Stuttgart am 3. und 4. Mai 2019

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Der Ticketverkauf für das diesjährige PM-Camp in Stuttgart hat begonnen.

Ein Ticket kostet 125 Euro (incl. MwSt. und Verkaufsgebühren). Darin sind zwei Mittagessen, ein Abendessen, Getränke, Kaffee und Kuchen sowie Snacks für zwei Tage enthalten. Es gibt auch die Möglichkeit ein Förderticket zu erwerben. Dieses kostet 250,- €. Damit fördern Sie zusätzlich die Veranstaltung bzw. ermöglichen, dass Studierende kostenfrei teilnehmen können.

Der Verkauf der Tickets wird primär über XING-Events abgewickelt. Zum Kauf eines Tickets benötigen Sie keinen XING-Account.

Sollten Sie für Ihre Organisation mehrere Tickets benötigen und keine elektronische Zahlungsmöglichkeit zur Verfügung haben, können Sie das Team des PM Camps auch direkt ansprechen.

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Durchsetzungsstärke vs. Teamarbeit

Ich hatte schon vor längerer Zeit über Durchsetzungsstärke und Teamfähigkeit geschrieben. Diese Kombination begegnet mir in Stellenausschreibungen oder Artikeln über Teamarbeit bzw. Teamleitung immer wieder aufs Neue. “Zielorientierte, durchsetzungsstarke Teamplayer” sind angesagt.

Was sich im ersten Moment gut anhört birgt aber einen gefährlichen Widerspruch in sich. Durchsetzungsstärke, insbesondere wenn sie als Selbstzweck betrachtet wird, kann mit wesentlichen Merkmalen von Teamfähigkeit in Konflikt geraten.

Teamfähigkeit bedeutet, dass mensch bereit ist bei Bedarf persönlich zurückzustecken und eben nicht auf die Durchsetzung (ggf. persönlicher Ziele) zu pochen. Das Wort “Durchsetzen” ist verräterisch genug. In Teams wird nicht durchgesetzt, sondern verhandelt, überzeugt und ggf. ein Kompromiss gefunden.

Teamarbeit und echte Kooperation basieren auf einer menschenfreundlichen Haltung. Die entsprechend benötigten Fähigkeiten sind Kommunikationsfähigkeiten, Verhandlungsgeschick, Kompromissbereitschaft.

Minimal PM

Am Anfang steht ein Satz aus dem Buch “Der kleine Prinz”. “Vollkommenheit entsteht offensichtlich nicht dann, wenn man nichts mehr hinzuzufügen hat, sondern wenn man nichts mehr wegnehmen kann.” ((Antoine de Saint-Exupéry sagt: Il semble que la perfection soit atteinte non quand il n’y a plus rien à ajouter, mais quand il n’y a plus rien à retrancher.)) Dieser Satz war auch der Einstieg in eine Session während des PM Camps in Stuttgart. 5 bzw. 6 Elemente und ihre Abhängigkeiten wurden identifiziert, siehe Tafelaufschrieb. Diese sind ganz bewusst methoden-neutral formuliert. Wenn Scrum angesagt ist die Anwendung praktisch zwingend, die Grundprinzipien lassen sich aber allen PM-Methoden mit Leben erfüllen.

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Datenschutz und Newsletter

Anlässlich des bevorstehenden Inkrafttretens der DSGVO wurde die Datenschutzerklärung überarbeitet und die Speicherung personenbezogener Daten auf das absolute Minimum reduziert. Der alte Bestand an E-Mail-Adressen wurde mittlerweile gelöscht.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.