Projekt-Splitter #3: Gretchenfrage

Aktuell arbeite ich in einem Umfeld, das gewissermaßen die Antithese zur Agilität darstellt, andererseits aber zur höchstmöglichen Agilität gezwungen ist. Damit stellt sich eine entscheidende Frage “Wie kann in statischen Organisation in Projekten agil gearbeitet werden ohne die zwangläufig auftretenden Spannungen auf dem Rücken der Mitarbeiter*innen abzuladen?

Für eine erste Antwort auf die Frage möchte ich ausnahmsweise eine technische Analogie aus der Software-Entwicklung verwenden. Bei dem genannten Problem kann das Prinzip der Kapselung helfen. Im Projekt wird agil gearbeitet, nach außen zur Organisation oder wahlweise zum übergeordneten Programm wird über wohldefinierte Schnittstellen geplant und kommuniziert. Wenn beispielweise der nach außen gültige Projektplan in Arbeitspakete mit ähnlicher Größe und Granularität gegliedert ist, kann innerhalb des Paketes agil weiter detailliert werden. Der nach außen sichtbare Plan kapselt die agilen Schritte, so wie ein API die innere Struktur einer Software verbirgt.

wird fortgesetzt …

Respekt als Grundhaltung

Unterscheide ohne zu trennen – so lautet dieses Jahr das Motto des PM Camp Dornbirn bzw. das Thema der Blogparade. Ein Thema das eine gewisse Brisanz in sich trägt. Deshalb möchte ich in einem ersten Schritt nur eine kurze Annäherung versuchen. Ja – es gibt Unterschiede. Nicht alles lässt sich bildlich gesprochen in einen Topf werfen. Wenn ich Unterschiede erkenne, ist der erste Schritt diese zu repektieren. Auf der Basis von Respekt entsteht schneller etwas Konstruktives als im mühsamen Versuch trennende Gräben zu überwinden. Respekt als Grundhaltung – das ist die Herausforderung.

 

Projekt-Splitter #2: PM brauchen wir nicht

projektcartoon_016_professionellAus gegebenem Anlass … mich beschleicht das Gefühl, dass viele Diskussionen über “richtiges” Projektmanagement völlig sinnlos sind, solange es immer noch große Projekte gibt, in denen Projektmanagement als überflüssig betrachtet wird. Konkreter Anlass ist ein Projekt mit 5 Jahren Laufzeit, siebenstelligem Budget, das  angeblich ohne Management auskommt.

Der Weg zur Agilität / die Autonomie des Lernens

Die Retrospektive ist ein unverzichtbarer Bestandteil agiler Vorgehensweise. Im klassischen Projektmanagement gibt es schon die „lessons learned“. Wenn ohnehin iterativ gearbeitet wird (siehe vorangegangener Beitrag) ist es scheinbar ein Leichtes regelmäßig nach Abschluss einer Iteration einen Lernschritt einzufügen und zu fragen: „Was war gut?“, „Was können wir verbessern?“. Aus den Ergebnissen der zweiten Frage lassen sich Experimente definieren, die während der nächsten Iteration durchgeführt und danach geprüft werden. Hat sich ein Experiment bewährt, wird es in den Ablauf übernommen.

Das hört sich leicht an, ist es aber nicht. Es ist wesentlich, dass sich jene Menschen die Fragen nach den Verbesserungen stellen, die die Arbeit getan haben. Insbesondere die Entscheidung über das Experiment muss von den Arbeitenden getroffen werden. Die hierfür notwendige Entscheidungsfreiheit ist die erste wirklich große Hürde auf dem Weg zur Agilität. Wird den Menschen zugestanden, dass sie Abläufe ändern, oder schreiten Prozess- und Qualitäts-Einheiten bzw. Vorgesetzte ein?

Wenn diese Autonomie nicht gewährt wird, kann man echte Agilität vergessen. Die Vision eines Hochleistungs-Teams bleibt dann Illusion. Es ist sogar noch schlimmer. Pseudo-Retrospekiven, in denen Ansätze zur Verbesserung gefunden werden, die danach nicht umgesetzt werden können, sind außerordentlich demotivierend. Dann ist es sogar besser, auf die Retrospektiven ganz zu verzichten.

Die Autonomie des Lernens ist die notwendigste Bedingung für Agilität.

 

Der Weg zur Agilität / erste Schritte

Viele Unternehmen sind heute immer noch in einer Weise organisiert, dass das Wasserfallmodell als der passendere Ansatz erscheint. Das Problem dabei ist, dass der Wasserfall noch nie funktioniert hat, und über Jahre hinweg ein totes Pferd trainiert wurde. Die gute Nachricht: lautet: Agile Elemente lassen sich auch in Unternehmen einsetzen, die auf den ersten Blick alles andere als agil sind. Insbesondere die Prinzipien

  • Iteration,
  • lebendige, sortierte Listen statt epischer Dokumente
  • sowie vergleichendes „Schätzen“ statt Raten

lassen sich umsetzen, ohne eine Neuorganisation zu erzwingen. Wenn nach diesen Prinzipien gearbeitet wird, ist schon viel gewonnen. Noch besser wird es, wenn mann*frau die Menschen in echten Teams arbeiten lässt, das wird aber Gegenstand  des nächsten Artikels werden.

Iteration

Das Ergebnis eines Projektes ist zu Beginn ein Fantasie-Gebilde. So schön die Fantasie ausgemalt ist, so präzise sie beschrieben sein mag, es bleibt Fantasie. Nicht selten gibt es eine Enttäuschung, wenn nach langer hoffnungsvoller Wartezeit das vermeintlich fertige Produkt in Augenschein genommen wird. Dagegen hilft nur eines: So früh wie möglich ein Muster bauen und dieses dann in vielen Iterationen fertigstellen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende sinnvolles herauskommt. Das gilt im Übrigen für fast alle Arten von Projekt-Ergebnissen.

Lebendige, sortierte Listen statt epischer Dokumente

Wann sind Anforderungen bekannt?Wenn das Prinzip der Iteration eingeführt ist, sollten als Nächstes die häufig zu Beginn des Projektes erstellten, epischen Dokumente abgeschafft werden. In schnell wandelnden Zeiten ist der Inhalt von Dokumenten, die in monatelanger Kleinarbeit erstellt wurden, bereits veraltet bevor das fertige Dokument überhaupt zum ersten Mal gelesen wird. (siehe Cartoon „Was fertig wirklich bedeutet“). Dazu kommen noch neue Anforderungen, die es aus vielfältigen Gründen nicht mehr in die Dokumente schaffen. Nebenstehende Grafik zeigt die Antworten einer Studie aus dem Jahr 2008 auf die Frage „Wieviel Prozent der Anforderungen zu Beginn des Projektes bekannt waren“ ((Technical Report der Uni Magedburg: “Einfluss agiler Praktiken auf Teammerkmale und Erfolg von Softwareentwicklungsprojekten” von Sven Lindenhahn, Sebastian Günther, Eberhard Huber 5. Dezember 2008)). Projekte, in denen alle Anforderungen bekannt waren, stellen eher die Ausnahme dar. Ein signifikanter Teil der Anforderungen wird erst während der Projektlaufzeit bekannt. Statt dicke Dokumente mühsam weiter zu pflegen und seitenlange Versions-Tabellen zu erstellen, kann man gleich in Listenform arbeiten. Wenn die Liste noch eine für den Kunden relevante Sortierung bekommt (z.B. nach Wert, Anwendernutzen o.Ä.) ist auch sofort klar, was in der nächsten Iteration umgesetzt wird.

Vergleichen statt Raten

Eine Gesamtschätzung auf Basis eines umfangreichen Anforderungsdokumentes ist in den meisten Fällen eine bessere Rate-Aktion. Etwas Unbekanntes zu schätzen ist Menschen ohnehin kaum möglich. Letztendlich versuchen wir immer zu vergleichen. Wir suchen instinktiv bekannte Größen, mit denen wir das Unbekannte vergleichen können. Dieses Prinzip lässt sich in iterativ arbeitenden Projekten mit Anforderungslisten elegant umsetzen. Neue noch nicht geschätzte Listeneinträge werden einfach mit den bereits umgesetzten Anforderungen verglichen.

Wenn dieses drei methodischen Prinzipien umgesetzt werden, sind immerhin die ersten Schritte in Richtung Agilität getan. Den Geist des agilen Manifests umzusetzen erfordert dann noch vieles mehr. Dafür zählen hier noch keine Ausreden, diese drei Schritte können auch in großen, starren Organisationen gegangen werden.

Der nächste Schritt ist dann das zyklische Lernen bzw. die Autonomie des Lernens.

 

Rückblick und Ausblick über das #PMCampSTR hinaus

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Vor wenigen Tagen endete das PM Camp in Stuttgart. Abgesehen von der Zufriedenheit, dass es uns als Team (Danijela Weißgraeber, Oliver Kretzschmar, Robert Weißgraeber und meine Wenigkeit) gelungen ist, einen Rahmen zu schaffen, dass viele der Teilgeber*innen mit einer sehr positiven Erfahrung nach Hause gefahren sind, beschäftigen mich noch einige Gedanken. Beim diesjährigen Camp in Stuttgart waren auffällig viele Neue dabei. Mehr als zwei Drittel waren zum ersten Mal auf einem Bar-Camp. Der Branchenmix war beeindruckend, neben dem eher zu erwartenden IT- und Media-Business waren Ingenieurdienstleistungen, Automobilzulieferer, Finanzdienstleister, Verwaltung bis hin zum Öffentlichen Nahverkehr vertreten. Wie hat sich das ausgewirkt? Die erste Sessionplanung war noch etwas zögerlich, dafür war die zweite umso intensiver. Neben den geplanten Slots tauchten weitere spontane Session am Rande auf, dementsprechend improvisiert wirkte der Sessionplan des zweiten Tages. Gut so!

 

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Noch besser! Die Diskussionen in den Sessions waren auffällig anders. Viele Begriffe, die im PM Business (und auf PM Camps) diskutiert werden, blieben völlig außen vor weil sie schlicht und ergreifend nicht bekannt waren. Das Bemerkenswerte daran, es lässt sich auch gute Projektarbeit machen ohne die Begriffe und Methoden der PM-Branche zu kennen. Dazu passt auch die nebenstehende Grafik, die in einer Session auf dem PM CAMP Dornbirn 2014 entstanden ist. Auf dem PM Camp Stuttgart 2016 wurde mir noch bewusster, dass es Prinzipien guter Projektarbeit gibt, die viel grundlegender als Methoden sind. Diese Prinzipien lassen sich auch ohne Kenntnis von PM Methoden anwenden.

 

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Meine aktuelle Schlussfolgerung

Es gibt zwei große Baustellen im Projektgeschäft:

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Projekt-Splitter #1: So einfach wie möglich

Kurz vor den nächsten PM Camps in Stuttgart und Hamburg mache ich mich mal wieder auf die Suche nach Prinzipien, nach denen Projektarbeit gut und erfolgreich gestaltet werden kann. Einleiten möchte ich mit zwei alten Zitaten. Eines von einem anonymen Fechtmeister des 14. Jahrhunderts: ((1839, Nationalmuseum Nürnberg cod. Hs. 3227a , früher Hanko Döbringer zugeschrieben. Originalwortlaut: Crimkruchheit vermeide))

Kompliziertheit vermeide

und das zweite von Antoine de Saint-Exupery: ((Terre des Hommes, III: L’Avion, p. 60, 1939, Originalwortlaut: Il semble que la perfection soit atteinte non quand il n’y a plus rien à ajouter, mais quand il n’y a plus rien à retrancher.))

Vollkommenheit entsteht offensichtlich nicht dann, wenn man nichts mehr hinzuzufügen hat, sondern wenn man nichts mehr wegnehmen kann.

Beide lassen sich auf Methoden und Lösungswege in der Projektarbeit übertragen. Bei zwei gleichwertigen Alternativen sollte zuerst die einfachere Variante ausprobiert werden.

 

Die wesentlichen Kleinigkeiten und das PM Camp in Stuttgart

Kürzlich habe ich bei einem meiner Kunden eine gute Scrum-Implementierung kennen gelernt. Viele Aspekte des Prozesses und des Unternehmens könnte man direkt in ein Lehrbuch übernehmen. Dennoch hakt es an einigen Stellen. Trotz nachweisbarem Erfolg herrscht wenig Zufriedenheit. Am Ende fehlt es an sozialen Kleinigkeiten. Wie wird das Erreichte wahr genommen, wie kann der eigene Beitrag wert geschätzt werden?

Solche Fragen werden sicher auch während des PM Camps in Stuttgart am 29. und 30. April diskutiert. In der Bechreibung des Mottos “Die Kunst des Projekts” heißt es unter anderem:

Im Zusammenklang der sozialen und handwerklichen Aspekten der Projektarbeit kann Virtuosität und die “Kunst des Projekts” entstehen.

Deshalb erfordern Management und Arbeit in Projekten mehr als die Beherrschung von Methoden. Führungsaufgaben in Projekten umfassen weit mehr als die Zuteilung von Arbeit.  Empathie und soziale Fähigkeiten sind von großer Bedeutung.

Es gibt noch Tickets. Für 127 Euro (99,+ zzgl, MwSt. und Verkaufsgebühr) können mann und frau für zwei Tage dabei sein. Hier geht es zur Anmeldung.

 

Die Finesse des Projektmanagements #PMCampSTR

Was zeichnet gute Projekte aus? Zielerreichung, Budget-Treue, Kundenzufriedenheit, Lernerfolge – das liegt auf der Hand. Schwieriger ist die Frage, wie mann*frau solche Projekte gestaltet. Ordentlicher Einsatz von Methoden ist hier nur die halbe Wahrheit. Die andere Hälfte ist gelungene Kooperation und der schwierige Weg dorthin. Sauberes, methodisches Arbeiten und das Ermöglichen gelungener Kooperation zeichnet gute Projektarbeit aus. Das Zusammenspiel dieser Aspekte ist Thema des diesjährigen PM Camps in Stuttgart.
Anmeldung zum PM Camp Stuttgart am 29. und 30. April an der Hochschule der Medien
Tickets sind gewohnt günstig, für 99 Euro zzgl. Mehrwertsteuer gibt es 2 Tage PM Camp inkl. Vollverpflegung.