Nicht immer ist ein „Projekt“ ein Projekt. Es geht hier nicht um die kleinliche Klärung von Begrifflichkeiten. Vielmehr sollen passende Managementmethoden an der richtigen Stelle und zur richtigen Zeit eingesetzt werden. Manche Vorhaben werden zwar Projekt genannt sind aber keines und werden durch Projektmanagement mehr behindert als gefördert. Um dies zu vermeiden und Projektmanagement nur echten Projekten zugute kommen zu lassen muss eine klare Abgrenzung von Projekten von anderen Vorhaben getroffen werden.
Projekte sind Vorhaben, deren Aufgabenstellung durch eine bestehende Organisationseinheit im Rahmen ihrer regulären Tätigkeit (Funktionsbeschreibung) nicht erfüllt werden kann und
deren Komplexität in der Regel die Mitwirkung von mehreren Organisationseinheiten verlangt. Das Projektvorhaben zeichnet sich hierbei durch folgende Merkmale aus:
– einmaliges, neuartiges Vorhaben
– definierter Anfang und definiertes Ende
– eindeutige und unmißverständlich definierte Ziele
– hohe Komplexität und hoher Schwierigkeitsgrad
– begrenzte Resourcen
Die hohe Komplexität und/oder große Schwierigkeit erfordert die Mitarbeit von mehreren Menschen mit unterschiedlichem Knowhow. Ist das Vorhaben so begrenzt, dass es von einer Person vollständig bearbeitet werden kann, ist es kein Projekt. In diesem Fall wird der Mitarbeiter durch Projektmanagement mehr vom Arbeiten abgehalten als dass es helfen würde.
Ein Vorhaben wird dann zu einem Projekt, wenn spezifisch für dieses Vorhaben eine eigene – temporär begrenzte – Organisation neben der bestehenden Linienorganisation eingerichtet werden muss. Diese Projektorganisation umfasst unter anderem
– einen definierten Auftraggeber,
– ein Kontrollgremium
– einen definierten Projektleiter als Auftragnehmer und
– ein oder mehrere Projektteams.
Diese Merkmale und die Kennzeichen der Projektorganisation erfordern echtes Projektmanagement.
