Projektmanagement-Checklisten: Die Zweite

Ich hatte im voran gegangenen Beitrag ein Bild eines der Merkkärtchen gezeigt. Wer genau hingeschaut hat, hat bemerkt, dass auf dem Bild die Fragen zum Risikomanagement zu sehen sind – um diese solle es heute gehen. Hier zuerst einmal die 4 kurzen und pragmatischen Fragen:

– Sind die drei größten Risiken bekannt?
– Was sind heute die drei größten Risiken?
– Hat jeder im Team sein größtes Risisko benannt?
– Welche Risiken sind in der letzten Woche hinzugekommen?

Aus der Formulierung der Fragen lässt sich schon erahnen, dass man sich diese Fragen regelmäßig, das heißt jede Woche oder sogar täglich neu stellen muss.

Sind die drei größten Risiken bekannt? Selbst wenn im Projekt ein ausgewiesenes Risikomanagment betrieben wird, heißt das noch lange nicht, dass die größten Risiken bekannt sind. In der Formulierung „groß“ steckt eine intuitive Mischung der Faktoren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Diese sind leider nicht konstant und müssen ständig neu bewertet werden. Bevor man sich in seitenlangen Abwägungen und Wahrscheinlichkeitsrechnungen verheddert, ist es besser sich regelmäßig die zweite Frage nach dem heutigen Risiko zu stellen – getreu dem Motto: „Wo drückt der Projektschuh jetzt in diesem Moment?“

Bei der dritten Frage wird es heikel. Kein Projektmanager kann alle Risiken finden. Er ist letztendlich darauf angewiesen, dass alle im Team mit der Sprache rausrücken und das größte Risiko von dem sie wissen benennen. Die simple Frage „Weiß noch jemand was?“ hilft hier nicht viel weiter. Es komt darauf an, dass das Klima und die Atmosphäre im Team stimmt, dass sich jede(r) traut ein Risiko zu benennen. Die Schaffung dieses Klimas ist jedoch ein anderes Thema.

Die letzte Frage kümmert sich um das leidige Thema, dass Risikolisten nie vollständig sind und immer neue Risiken hinzukommen. Risiken, die sich erledigt haben und noch auf der Liste stehen, stören niemanden. Risiken, die man nicht erkennt, werden irgendwann zum Problem.

Und zu guter letzt fehlt noch eines. Für jedes Risiko sollte ein Plan B in der Schublade liegen.