Die wundersame Vermehrung von Projektzielen / Projektmanagement-Checklisten: Die Vierte

Die nächsten zwei Beiträge bzw. Kärtchen widmen sich den Zielen eines Projektes. Ziele eines Projektes – ein leidiges Thema, wenn nicht das leidigste Thema überhaupt. Berge von Literatur wurden zum Thema Anforderungsmanagement verfasst. Viele Projektmanagementmethoden haben die Definition und Festlegung der Ziele als zentrales Thema. Je nach Projekt bedarf es großen Aufwandes um die Ziele zu klären und zu verfolgen, dennoch können die folgenden pragmatischen Fragen, die völlig methodenunabhängig sind, helfen.

– Ist klar, wer der Auftraggeber ist?
– Sind alle Erwartungen des Auftraggebers bekannt?
– Sind die Projektziele zweifelsfrei definiert?
– Sind die Projektziele allen im Team bekannt?
– Ist der Projektplan realistisch?
– Kennen alle den Projektplan?

Die erste Frage nach dem Auftraggeber steht auch schon auf einem anderen Kärtchen, hier taucht sie aus gutem Grund nochmals auf. wer ist der Auftraggeber (wahlweise Stakeholder, Produkteigner, …)? Er legt letztendlich die Ziele fest und niemand anderes. In größeren Projekten werden oft von der Seite weitere Anforderungen und Ziele ein gekippt – manchmal frei nach dem Motto, das könnt Ihr doch gleich mit erledigen. Und wenn so eine Seitenidee noch so gut erscheint und noch so gut passt, sie erhöht in der Regel den Aufwand und wenn die Idee nicht vom Auftraggeber kommt wird niemand das Budget erhöhen wenn es am Ende knapp wird.

Wenn der Auftraggeber klar ist, stellt sich die nächste Frage nach seinen Erwartungen. In den seltensten Fällen sind diese vollständig in Dokumenten zu finden. Einige werden nur mündlich formuliert, ein kleiner Teil bleibt womöglich unausgesprochen. Auch wenn die unausgesprochenen Erwartungen vertraglich wenig relevant sein mögen, so haben Sie doch großen Einfluss auf die (Un-)Zufriedenheit des Auftraggebers. Je früher solche versteckten Erwartungen – ich nenne sie auch implizite Projektziele – ans Licht geholt werden, desto geringer ist das planerische Risiko. So sicher wie das Amen in der Kirche wird ein Teil dieser versteckten Erwartungen im Laufe des Projekts in Form „seltsamer neuer“ Anforderungen auftauchen.

Die nächsten beiden Fragen befassen sich mit dem notwendigen Schritt die ans Licht geholten Erwartungen als Projektziele festzuschreiben – oder ggf. auszuschließen. Die Frage ob die Ziele allen bekannt sind weist nochmals auf die Notwendigkeit hin, diese Ziele transparent im Team zu kommunizieren. Diese Transparenz ist kein Selbstzweck, sondern eine Investition gegen Zeitverschwendung. In jedem Projekt werden einzelne Mitarbeiter in Situationen kommen in denen sie selbstverantwortlich über Lösungswege entscheiden müssen. Es ist eine Illusion zu glauben, man könne Aufgaben so genau beschreiben, dass alles zweifelsfrei klar ist. Die Option bei jeder Kleinigkeit die Projektleitung zu fragen besteht auch nur in der Theorie. Sind die Ziele nicht allen bekannt wird ein Teil solcher Entscheidungen nicht 100% im Sinne des Projektes sein, d.h. es wird Zeit für Lösungen aufgewendet, die ggf. nochmals korrigiert werden müssen – Zeit geht unnötig verloren.

Zu den letzen beiden Fragen bzgl. des Projektplans: Die Frage nach der Realitätsnähe eines Projektplanes kann sich eine Projektleitung nicht oft genug stellen. Die Kommunikation des Projektplanes eröffnet zudem die Möglichkeit Rückmeldungen aus dem Team einzuholen, die der Konsistenz des Planes zu Gute kommen.

Im nächsten Beitrag wird es konkret um das Aufspüren der oben beschriebenen „versteckten Erwartungen“ gehen.