Die getarnte Kampfbotschaft – Kommunikation und die 4 Ohren II

Im vorangegangenen Beitrag waren die vier Aspekte einer Botschaft das zentrale Thema. Jede Botschaft enthält die folgenden Aspekte: Beziehung, Selbstoffenbarung, Apell und Sachinformation. Diese 4 Aspekte sind natürlich nicht immer gleich verteilt. Für zielgerichtetes Arbeiten in Projekten sind Botschaften mit hohem Sachanteil sehr wichtig. Gelegentlich sind auch klare Apelle nötig um aufgabenteilig arbeiten zu können. Die Verteilung der Aspekte würde für Projektarbeit wünschenswerterweise wie in der folgenden Grafik aussehen:

Leider ist diese Aufteilung oft nur ein frommer Wunsch. Die Wirklichkeit sieht anders aus.

In der ersten Hälfte eines Projektes, wenn die Projektgruppe noch in einer frühen Entwicklungsphase steckt, die interne Rollenverteilung oder weniger diplomatisch formuliert die Hackordnung noch nicht klar ist, werden die Botschaften einen höheren Beziehungsanteil aufweisen. Woher kommt dieser Beziehungsanteil. Eine unklare Rollenverteilung bedeutet, dass z.B. die folgenden Fragen noch nicht geklärt sind:

– Wer unterstützt wen?
– Wer kann sich auf wen verlassen?

Unter dem Gesichtspunkt einer Hackordnung käme noch folgende Frage hinzu:

– Wer hat wem was zu sagen?

Dass die Gesamtleitung durch den Projektleiter wahrgenommen wird, mag in den meisten Fällen unstrittig sein. Viele Detailfragen können aber gar nicht vollständig von der Projektleitung beantwortet werden. Hier muss das Projektteam selbst Antworten finden oder eben klären wer in welchen Fällen das Sagen hat. Diese Fragen spiegeln letztendlich die Unsicherheit der Beziehungen in der Projektgruppe. Die Klärung dieser Fragen läuft naturgemäß nicht reibungsfrei ab gelegentlich kommt es zum Streit, allerdings wird in den seltensten Fällen „über Beziehungen“ diskutiert. Stattdessen werden Stellvertreterdiskussionen geführt. In SW-Entwicklungsprojekten wird häufig über Richtlinien zur Code-Dokumentation diskutiert, die genaue Struktur der Dateiablage ist ebenfalls ein beliebtes Thema. Wird hier wirklich über die Sache diskutiert. Nein – es geht darum wer das letzte Wort hat, wer die Entscheidung fällt, wer das Sagen hat. Im Bild des Kommunikationsmodelles mit den 4 Aspekten stellt sich eine Botschaft einer solchen Diskussion wie folgt dar:

Unter der Oberfläche steckt ein großer Beziehungsanteil, jede Äußerung auf der Sachebene hat gewissermaßen einen Zweck in der laufenden Rollenklärung oder im ungünstigeren Fall im Machtkampf. Die Kampfbotschaft versteckt sich gewissermaßen hinter der Sachinformation.

Es stellt sich nun die Frage wie Beteiligte oder ein Projektleiter, der ggf. eine solche Diskussion moderieren muss, mit diesem Wissen umgeht. Die Auseinandersetzungen und die Stellvertreterdiskussionen sind notwendig und für das Team von großer Bedeutung. Ein Verzicht oder ein Unterbinden von (scheinbaren) Stellvertreter-Diskussionen wäre schädlich wohingegen ein konstruktiverer Verlauf der Diskussion dem Projekt in mehrfacher Hinsicht zu Gute kommt. Wie solche oder andere konfliktbeladene Diskussionen moderiert werden können wird Gegenstand des nächsten Beitrags über die Projektmanagement-Checklisten sein.