Das Schweizer Taschenmesser des Projekt-Berichtswesen

Berichtswesen im Projektmanagement, das ist so etwas wie eine Hassliebe. Als freiberuflicher Projektleiter bin ich nahezu in jedem Projekt mit anderen Vorlagen oder Formularen konfrontiert. Ãœber die Unsinnigkeit mancher Berichte möchte ich heute nicht viele Worte verlieren. Ich möchte nur ein negatives Beispiel kurz anreißen: Ein Bericht, der nur die verbrauchten Stunden erfasst die Erledigung der Aufgaben jedoch außen vor lässt, nützt niemandem. Der so ermittelte Ampelstatus ist sogar mehr als überflüssig, weil er Probleme eher verschleiert als aufzeigt. Anstelle weitere schlechte oder gute Bespiele anzuführen möchte ich eine Form des Berichtes vorstellen, die ich selbst in sehr vielen Projekten verwende. Es handelt sich um ein Projekttagebuch oder Projektjournal. Wie der Name nahelegt, wird das Journal sehr regelmäßig geführt. Regelmäßig – das heißt mindestens einmal die Woche. Inhaltlich liefert es Antworten auf folgende Fragen:

• Was wurde in der vergangenen Woche erledigt?
• Was soll in der kommenden Woche erledigt werden?
• Welche Risiken sind hinzugekommen, welche haben sich verändert?
• Wie sieht der gefühlte Gesamtstatus des Projektes aus?
• Gibt es Entscheidungs- und Eskalationsbedarf?

Die konkrete Form kann natürlich variieren. In einem agilen Projekt wird das Journal ggf. durch das Taskboard und das tägliche Meeting ersetzt. In klassischeren Projekten setze ich häufig eine tabellarische Form ein (siehe Abbildung, Download der Vorlage am Ende des Beitrages). Dabei entspricht jede Zeile einer Projektwoche. In der ersten Spalte sind die abgeschlossenen Aktivitäten der vergangenen Woche notiert, die für die kommende Woche vorgesehenen Aktivitäten stehen in der zweiten Spalte. Die dritte Spalte ist den Risiken vorbehalten. Diese werden in Ampelfarben markiert. Die letzen beiden Spalten sind für eine einfache Gesamtbewertung des Projektstandes (farbige Smileys) bzw. (falls notwendig) zur Dokumentation von Entscheidungs- bzw. Eskalationsbedarf vorbehalten. Die Verteilung erfolgt meist per Mail und zwar an alle: Projektteam, Lenkungsgremien, Auftraggeber, Dienstleister. Wenn es das Format der Mail zulässt, enthält sie bereits die erste (aktuelle) Zeile des Journals, im Anhang befindet sich zusätzlich das vollständige Journal mit allen zurückliegenden Wochen. Die Regelmäßigkeit und der vollständige Verteiler liefern den Nutzen des Journals:

• Alle haben zeitgleich einen aktuellen Informationsstand.
• Der Stand des Projektes ist mit wenigen Blicken erfassbar.
• Der „Ampelstatus“ des Projektes ist nicht „willkürlich errechnet“, sondern für jeden aus den Aufgaben und Risiken nachvollziehbar.
• Erledigte Aufgaben nochmals zu erwähnen macht ein gutes Gefühl : „Wir haben etwas geschafft“.
• Schieflagen werden schneller transparent.

Ob man den letzten Punkt wirklich als Vorteil oder als Nachteil betrachtet sei dahingestellt. Als Verschleierungsdokument taugt das Projektjournal jedenfalls nicht, hier sind Ehrlichkeit und Transparenz angesagt. Durch die regelmäßige Aktualisierung kann jede(r) sehr leicht nachvollziehen ob Inkonsistenzen vorhanden sind. Zu guter Letzt lässt sich aus dem Journal jeder andere ggf. offiziell erwünschte Bericht leicht erstellen. In kleinen Projekten kann das Journal als Kombination von Bericht und Risikoverfolgung ggf. alle anderen Berichte ersetzen.

Download:
Vorlage Projektjournal: Word Format 2007
Vorlage Projektjournal: Word Format 2003
Vorlage Projektjournal: Open Office Format