GTD ist etwas anderes als Projektmanagement

GTD (Getting Things Done) ist eine Selbstmanagement-Methode, die von David Allen begründet wurde1. Kern der Methode ist es alle Tätigkeiten, die sich aus unterschiedlichsten Situationen ergeben können in einem System außerhalb des Kopfes festzuhalten um den Kopf für die eigentliche Arbeit frei zu halten. Warum schreibe ich überhaupt über GTD? Das hat im Wesentlichen zwei Gründe:
  • GTD kennt auch den Begriff des Projektes als Klammer für thematisch zusammengehörende Tätigkeiten. Hier kommt es regelmäßig zu Missverständnissen, zu deren Aufklärung ich beitragen möchte.
  • Es gibt inzwischen einen Berg von GTD Tools. GTD soll entlasten und nicht zur Werkzeug Huldigung verkommen, daher möchte ich mein persönliches sehr einfach gehaltenes GTD System vorstellen.
Begriff des GTD-Projektes Ich greife zuerst auf die in der Wikipedia2 genannte Definition des GTD-Projektes zurück:
Alle Elemente des Eingangs, deren Bewältigung aus mehr als einer Tätigkeit besteht, werden als Projekt bezeichnet. Ein Projekt kann also aus zwei, aber auch aus hundert Tätigkeiten bestehen.
Kann ein GTD-Projekt identisch mit einem Projekt im PM-Sinne sein? Eindeutige Antwort: NEIN. An einem Projekt im PM-Sinne sind mehrere Menschen beteiligt, die ggf. unterschiedliche GTD Systeme benutzen. Damit kann ein GTD-Projekt nur ein Teil eines größeren Projektes sein. In den individuellen GTD System werden immer auch Tätigkeiten erfasst sein, die nichts mit dem übergeordneten Projekt zu tun haben. Wenn dem nicht so wäre würde ein wichtiges GTD Prinzip alle Tätigkeiten zu erfassen verletzt werden. Eine ganz einfache GTD-Implementierung Vorab sei gesagt, dass ich schon viele IT-basierte Tools durchprobiert habe, letztendlich aber immer wieder auf mein Ur-System zurückgekommen bin. Ich nutze gerne handschriftliche Notizen, eine vollständig auf Papier gestützte Variante habe ich dementsprechend auch ausprobiert aber wieder verworfen, da zu viele Aktivitäten durch einkommende Mails ausgelöst werden und ich eine schnelle Lösung brauche diese Mails in Aufgaben umzuwandeln. Kern meine Systems ist daher ein E-Mail Postfach (IMAP) mit folgender Adresse GTD@pentaeder.de. Egal wo ich bin, an welchem System ich auch arbeite kann ich eine Mail an diese Adresse absetzen. Der Posteingang fungiert quasi als GTD-Eingang (siehe Markierung 1 in der Grafik”). Dann gibt es noch vier Unterordner mit Namen: – heute – diese Woche – demnächst – lange Bank in die Mails einsortiert werden können. Beim Einsortieren können sie gleich noch mit Schlagworten (entspricht den GTD-Projekten) versehen werden. Je nach Schlagwort werden die Einträge dann in verschiedenen Farben angezeigt (zumindest in Thunderbird). Die verwendete Farbkodierung entspricht zudem der Farbkodierung auf den Ordnerrücken meiner verbliebenen Papierablage ;-). Das Add-On Quickfolders für Thunderbird liefert dann noch zusätzlich eine Leiste mit Tabs für den Schnellzugriff auf die genannten Ordnen (siehe Punkt “3” im Screenshot). Die für mich wichtigen Gründe bei diesem System zu bleiben sind dabei folgende:
  • Im Mail Client laufen ohnehin alle Informationen zusammen, Mails, Feeds aus unterschiedlichsten Quellen (Bugtracker, PM-Systeme, Twitter, Blogs, Facebook) mit wenigen Mausklicks lässt sich alles in eine Aufgabe wandeln – einfach an GTD@pentaeder.de weiterleiten.
  • GTD wird in dem System abgewickelt, das ohnehin immer läuft.
  • Workflowsysteme aus unterschiedlichsten Bereichen generieren Mails, diese können per Mail-Filter automatisch in den korrekten Aufgabenordner einsortiert und verschlag wortet werden.
  • Das Anhängen von Daten, die für die Bearbeitung einer Aufgabe notwendig sind, ist kein Problem. In der Regel hängen diese ohnehin schon an der originalen Mail.
  • Es funktioniert mit allen Mail-Clients, auch exotischen auf die ich ggf. bei Kunden zurückgreifen muss. Ãœber das Webinterface des Postfachs komme ich von jedem beliebigen Endgerät mit Internetzugang an die Daten.
  • Völlige Unabhängigkeit von jeglicher Betriebssystem- und Endgeräte-Debatte.
Zu guter Letzt es ist sehr einfach und kann dennoch bei Bedarf mittels einer Verfeinerung der Ordnerstruktur oder Definition weiterer Schlagworte und Verwendung weiter Markierungsmöglichkeiten (Sternchen, Priorität) weiter verfeinert werden. P.S. Die Aufgabe “GTD Artikel schreiben” (siehe Screenshot) wird jetzt einfach gelöscht. P.P.S. Meine Frau kennt die GTD Mail-Adresse natürlich und kann mir so jederzeit Aufgaben übergeben: “Kannst Du auf dem Heimweg noch beim Bäcker vorbei gehen” 😉
  1. Wikipedia: Getting Things Done []
  2. Wikipedia: Getting Things Done []

7 thoughts on “GTD ist etwas anderes als Projektmanagement

  1. @Damian … die Weiterleitung nütze ich nur, wenn ich explizit Notizen hinzufügen will. Wenn aus einer einkommenden Mail eine Aktivität erwächst, schiebe ich sie einfach im Mailclient einfach in den Aufgaben Account. Das Senden an die GTD Adresse nutze ich hauptsächlich von unterwegs vom Handy oder wenn ich an PCs beim Kunden sitze und nicht an meinem eigenem PC.

    Hallo Bernd bzw. Herr M. … vieles von dem was ich schreibe ist nicht im Sinne der großen PM Verbände, siehe z.B. der unten verlinkte Artikel 😉 Danke für den Link, der Begriff der natürlichen Projektplanung war mir nicht geläufig, aus dem Gedanken lässt sich in der Tat Nützliches auch für “echte Projekte” ableiten.

    http://www.pentaeder.de/projekte/2010/07/13/projektleitung-in-weniger-als-1000-worten/

  2. Hallo Herr Huber,

    ich finde Ihren Post prima. Meine Ablage und “Selbstmanagement” ändere ich immer mal wieder. Mit GTD habe ich mich auch beschäftigt und es seiner Zeit weiterempfohlen.

    Die Brücke von GTD zum “Projektmanagment” liegt meiner Meinung nach, wie auch bei “imgriff” beschrieben, darin, dass man auf eine “natürliche Projektplanung” zurückgreifen kann.

    Vgl: http://imgriff.com/2008/01/17/gtd-grundlagen-projekte-in-den-griff-bekommen/

    Das ist zwar bestimmt nicht im Sinne der großen PM Verbände, aber in vielen Fällen sind solche Panungen ohne Zertifizierung aber mit Hausverstand & Herz sehr nützlich und vollkommen ausreichend / zielführend…

    In diesem Sinne ein schöne Restwoche wünschend !!

    Bernd M.

  3. Hi,

    mal wieder ein neuer Ansatz, den ich bislang in der Form auch noch nie gesehen habe.
    An sich sehr interessant, da wie du bereits erwähnt hast, E-Mail oftmals die zentrale Kommunikationsschnittstelle ist.

    Eingehende E-Mails direkt an GTD@email-adresse.de weiterzuleiten um diese dann im separaten Postfach zu “verarbeiten” klingt an sich sehr einfach, ist das dann aber nicht etwas viel overload?

    Ich bin aktuell nach wie vor auf der Suche nach meinem Glück, da viele Tools einfach zu umständlich sind oder mir zu viele Medienbrüche verursachen.

    Grüße, Damian

  4. Danke für Eure Kommentare 🙂

    @Thomas … bei einem meiner Kunden verwende ich auch Notes und die Wiedervorlage 😉

    @Steffen … ich leite die Mail einfach nochmal an die GTD Adresse weiter, vor dem Abschicken kann ich sie dann beliebig editieren, die alte Mail wird dann einfach gelöscht

  5. Auch wenn es möglicherweise trivial ist: In meinem Lotus Notes habe ich die Funktion “Wiedervorlage” gefunden. Diese sendet mir zum Wiedervorlage-Datum eine Mail, die dann in meiner inbox liegt. Somit spare ich mir die “old-school” Wiedervorlage, die David Allen in seinem Buch vorgeschlagen hat.

    Ansonsten kann ich Eberhard nur zustimmen.

    Grüße,
    Thomas

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