Ãœber Meetings und deren Vorbereitung wurde schon viel geschrieben. Wenn man alle guten Ratschläge über Meetings lesen würde ginge wahrscheinlich genauso viel Zeit drauf wie sie in Meetings verloren geht. Obwohl die Regeln für ein effizientes Meeting sehr einfach sind:
  • Klares Ziel festlegen
  • aus dem Ziel eindeutigen Teilnehmerkreis ableiten
  • Agenda erstellen
  • sich an Agenda halten, Zeit begrenzen
hält sich das formlos ausufernde Meeting hartnäckig am Leben. Müssen deshalb die Regeln besser eingeübt werden? Ich denke “Nein”. Es gibt Gründe und Tagesordnungspunkte für ein Meeting, die sich tatsächlich nur schwer als Ziel formulieren lassen. Das ist mir deutlich geworden als mir das erste Mal der Begriff der “Beratung” begegnet ist. Im ersten Moment war ich verwundert, dass zu einem Beratungs-Termin eingeladen wurde und nicht das gebräuchliche englische Wort verwendet wurde. Mit dem zweiten Gedanken entdeckte ich die tiefere Bedeutung. Es macht Sinn sich über schwierige oder komplexe Themen zu beraten um z.B. eine Entscheidung vorbereiten zu können. Dann ist es nur logisch das Kind auch beim richtigen Namen “Beratung” zu nennen. Inzwischen verwende ich den Begriff der Beratung auch für einzelne Tagesordnungspunkte – das hat den Vorteil, dass der Punkt nicht zwingend zu einen Ergebnis kommen muss. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine klare Abgrenzung zu einem Entscheidungspunkt, vorhanden ist. Ein im Protokoll dokumentierter Beratungsstand ist (noch) keine Entscheidung. Fortsetzung folgt