Um ehrlich zu sein erfüllen mich Pläne, die nicht schnell erfasst werden können, mit tiefem Misstrauen. Ein Plan kann nur funktionieren wenn er allen Beteiligten bekannt und von allen verstanden worden ist. Das hört sich banal oder gar trivial an – ist es aber nicht. Vor einigen Jahren im Rahmen einer kleinen Forschungsarbeit habe ich in einer Befragung die simple Frage gestellt ob allen der Projektplan bekannt gewesen sei. Das ernüchternde Ergebnis war, dass rund ein Drittel der Befragten den Projektplan nicht kannten ((Stichprobe 120 kleine bis mittlere IT-Projekte)). Unverständliche Projektpläne sind mir schon oft begegnet, nicht weniger häufig sind die Pläne auch zu groß um in einer angemessenen Zeit gelesen werden zu können. Was die Größe von Plänen angeht ist der Cartoon wie so oft aus dem Leben gegriffen. Ich stand selbst schon in einem Konferenzraum in dem ein ausgedruckter Gesamtplan auf 10 Metern Länge an die Wand gepinnt war, auch die Anschaffung von DIN A0 Plottern für Projektbüros habe ich schon erlebt.
Im Laufe der Jahre habe ich mir selbst ein paar Regeln bzw. Grundsätze für Pläne zusammengestellt:
- Meilensteine sind keine Gliederungspunkte, nur wirklich wichtige Abschnitte im Projekt als Meilensteine definieren.
- Klare und für jeden verständliche Beschreibungen für Arbeitspakete verwenden.
- Teilprojekte sollten von den Kollegen, die im Teilprojekt arbeiten, geplant werden. Nicht alle Teilprojekte in den Gesamtplan integrieren.
- Spezialarbeiten von Spezialisten planen lassen, nicht jede Spezialaufgabe muss in den Plan. ((Die Spezialaufgaben werden ohnehin von den meisten anderen Mitarbeitern nicht verstanden.))
- Wenn der Wunsch nach einem „DIN A3 + x“ Drucker erwacht ist der Plan zu groß.
Schönheit ist kein Kriterium für einen guten Plan.
