Studie zur Kommunikation in Projekten

Kommunikation in Projekten lautet der Titel einer empirischen Studie, die in Kooperation der GPM, der Atreus Interim Management sowie der Cetacea erstellt wurde. Die Studie kann kostenfrei unter der E-Mail Adresse studien@cetacea-gmbh.de angefordert werden. 754 Projektmanager wurden hierfür zum Thema befragt. Nicht ganz überraschend wird Kommunikation als außerordentlich wichtig erachtet, dennoch werden einige Defizite identifiziert. Zwei Punkte möchte ich hier kurz anreißen. Neben der reinen Information wurde das “Einbinden und Motivieren der Mitarbeiter” als Hauptaufgabe der Projektkommunikation benannt. Informierte und motivierte Mitarbeiter sind auch meiner Meinung nach ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Projekte, insofern freue ich mich über dieses Ergebnis1. Die Freude wird angesichts eines anderen Ergebnisses2 ein wenig getrübt. Die Frage nach der Relevanz der Kommunikationsformate und deren tatsächliche Nutzung ist bemerkenswert. Die höchste Relevanz wird den “persönlichen projektinternen Meetings” zugewiesen, diese Meetings werden auch entsprechend der zugedachten Relevanz durchgeführt. Bei der “Projektdokumentation” klaffen Anspruch und Wirklichkeit schon ein wenig auseinander. Die Relevanz ist hoch, die Umsetzung deutlich niedriger. Ernüchternd wird es dann bei der Email. Hier ist die Relevanz niedrig (Platz 7) dafür belegt die tatsächliche Umsetzung Platz 1. Ãœberspitzt formuliert könnte man sagen, obwohl die Defizite von Email bekannt sind wird sie dennoch am häufigsten eingesetzt. Ãœber dieses letzte Ergebnis lohnt es sich nachzudenken. Warum wird eine Kommunikationsform trotz niedriger Relevanz so häufig eingesetzt. Möglicherweise liegt es an einer gewissen Bequemlichkeit, die die Email bietet. Potentiell unangenehme Botschaften können geschrieben, abgeschickt und scheinbar erledigt werden. Die persönliche Ãœberbringung unangenehmer Nachrichten und die dadurch möglichen Auseinandersetzungen lässt möglicherweise viel zurückschrecken und den vermeintlichen einfacheren Weg der Email beschreiten. Möglicherweise ist der übermäßige Email-Einsatz nur eine versteckte Vermeidungsstrategie. Ob das für das Projekt sinnvoll ist möchte ich stark bezweifeln. Auseinandersetzungen und unangenehme kommunikative Situationen gehören leider zum Projektgeschäft dazu.  
  1. siehe Grafik Seite 9 der Studie []
  2. siehe Grafik Seite 12 der Studie []

2 thoughts on “Studie zur Kommunikation in Projekten

  1. Hallo Klaus, vielen Dank für Deinen ausführlichen Kommentar, Dein nächster geht dann sofort online

    Gute Gedanken. Möglicherweise wird im Projektgeschäft zu oft Kommunikation mit Information verwechselt. Vielleicht sollten die Kommunikationspläne besser Informationspläne genannt werden. Das Non-Verbale und die Verschränkung mit den sozialen Beziehungen wird leider oft übersehen.

    Freue mich auf spannende Diskussionen nächste Woche

    Lg Eberhard

  2. Hallo liebe Blog-Leser – insbesondere natürlich Eberhard,
    auch ich habe mir die Kommunikationsstudie besorgt, die Du zitiert hast. Es ist wirklich spannend zu lesen, welche Widersprüchlichkeiten in der Befragung rauskommen: dass die Kommunikation im Projektgeschehen (und natürlich nicht nur dort) total wichtig ist, wird kein Mensch bestreiten – so allgemein, so gut. Die Frage ist ja immer, was ist genau gemeint damit? Das Ergebnis, dass sich viele Projektmanager/-leiter (PM) nicht genügend qualifiziert dafür finden, finde ich einerseits gut wg. der stimmigen Selbsterkenntnis, andererseits schlimm wg. der gravierenden Kompetenz-Lücken in einem der wichtigsten Führungsinstrumente überhaupt. Das deckt sich übrigens mit meinen Erfahrungen: viele PM erzählen mir, dass sie sich häufig überfordert fühlen, “das Richtige” “zum richtigen Zeitpunkt” im “in der passenden Formulierung und im ebenso passenden Ton” an die jeweils richtigen Leute zu übermitteln. Das hat nach Meinung meiner Gesprächspartner eben nicht nur mit dem allseits gerne als Entschuldigung vorgebrachten Zeitmangel zu tun, sondern schlicht mit der Tatsache, dass man zwar schon mal was von Kommunikations-Tools wie das von Dir Eberhard zitierte 4-Ohren-Modell von Schultz von Thun gehört hat, aber im Zuge seiner Ausbildung zum PM kaum Ãœbungsmöglichkeiten hatte, um seinen eigenen Kommunikationsstil zu überprüfen und ggfs neu zu orientieren. Das ist Feil-Arbeit und braucht Zeit und eine wohlwollende Umgebung, die Lernen auch in diesem Bereich als ok bewertet.
    Meine persönliche Erfahrung als Coach und beratender Begleiter von Projekten deckt sich mit den herausgearbeiteten Schwerpunkten der Kommunikation im Projektverlauf – allerdings merke ich dann, wenn ich so eine Studie lese, dass die Fragesteller den Kontext des Gegenstandes ihrer Fragestellung nicht genau genug ausgeleuchtet haben: sonst wären sie selbst auf die Idee gekommen, dass man nicht nur die Projektverantworllichen fragen sollte, wo am meisten Kommunikationsbedarf anfällt und wie dieser möglichst gut für alle Beteiligten bewerkstelligt werden kann, sondern auch die Team-Mitglieder bzw. sonstige wichtigen Stakeholder. Und genau da hakts: viele PM haben kaum eine Idee, wie Kommunikation – z.B. “der falsche Ton” – wirkt, wie sie sich fortpflanzt (daher kann man das auch nicht planen, wie das herrschende PM glauben machen will) und wie das, was kommuniziert werden soll und muß bei den anderen ankommt. z.B. ist ja der weitverbreitete Trugschluß von PM bekannt, dass immer wieder glauben, sie hätten ausreichend informiert und bekommen dann – wenn es Feedback-Schleifen dazu im Projekt-Team gibt (worauf ich z.B. in den von mir “betreuten” Teams achte) – rückgemeldet, dass dem nicht so ist oder dass etwas ganz anderes “rübergekommen” ist, als beabsichtigt.
    Wenn man das Kommunikationstheoretisch anschaut, steckt darin zum einen eine ungünstige Vermischung von Information und kommunikation (Information ist das, was vermittelt wird und Kommunikation ist der Vorgang und zwar verbal und non-verbal); zum 2. steckt darin die Frage der jeweiligen Bilder, die sich jeder z.B. von einem Status macht und zum 3. wird eben häufig immer noch mehr über Ansagen, vorgefasste Meinungen und Positionen geführt (grade in stressigen Zeiten), denn durch Fragen, gemeinsames Erörtern und das Festhalten wichtiger Ergebnisse und Comittments.
    Vielleicht an dieser Stelle noch ein Hinweis: ich empfehle in meinen Workshops oder Coachings eben nicht nur Schultz von Thun mit den 4 Ohren oder Berne mit dem Eltern-Ich, Erwachsenen-Ich und Kind-Ich, sondern immer auch Virginia Satir – die Grande-Dame der systemischen Familientherapie – die ein wunderbares Buch über Kommunikation geschrieben und darin den Zusammenhang zwischen Sprache und non-verbalen Ausdrucksformen und der inneren Haltung zum Gesprächspartner sowie zu sich selbst (Selbstwert) herausgearbeitet hat.
    Ich bin gespannt auf Eure Erfahrung zu dem Thema – vielleicht kriegen wir´s ja hin, an diesem Thema etwas konkreter zu arbeiten, als nur die lapidare Feststellung wie wichtig Kommunikation ist.
    hg Klaus

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