Wann ist ein Projekt (k)ein Projekt

Diese Frage taucht sehr häufig in der Auswertung der Suchbegriffe aus, sie scheint nicht nur mich immer wieder aufs neue zu beschäftigen. Deshalb habe ich dieses Thema nochmals aufgegriffen und den alten Artikel überarbeitet. Der Suchbegriff „Projektarbeit“ liefert bei Google ca. 1,3 Millionen Treffer. Unter den ersten Treffern finden sich Links zu Kindergärten, Schularbeiten und zu wissenschaftlichen Seiten. Alles was irgendwie einen Anschein von „Neuartigkeit“ und eine Abweichung vom normalen Alltag beinhaltet wird als Projektarbeit oder Projekt bezeichnet. Diese Merkmale sind – in der Sprache der Mathematiker gesprochen – notwendige aber nicht hinreichend für die Definition eines Projektes.

In der EN ISO 9000:2005 findet sich folgende Definition:

Ein Projekt ist ein einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten und gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Kosten und Ressourcen ein Ziel zu erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt.

Diese Definition ist weitreichend und beinhaltet auch schon einen Hinweis auf das Projektmanagement. Sie ist allerdings meines Erachtens in Bezug auf das „Ziel“ noch nicht präzise genug. Um den Begriff des Zieles besser zu fassen, lohnt es einen Blick auf die Entstehung eines Projektes zu werfen. Am Anfang steht die Idee etwas Neues zu erschaffen. Das „Neue“ kann ein neues Produkt, eine Software, eine Organisationsform oder etwas anderes sein. Wichtig ist dass sich das Ziel (in messbarer Form) beschreiben lässt. Die Beschreibung des Ziels stellt gewissermaßen die Dokumentation der oben genannten spezifischen Anforderungen dar. Ein Aspekt, der in obiger Definition nicht bzw. nur implizit enthalten ist der folgende: Das Ziel eines Projektes ist schwierig zu erreichen und übersteigt die Kapazität und die Fähigkeiten eines einzelnen. Zum Projektstart ist es eine arbeitende Gruppe, im Laufe des Projektes sollte aus der Gruppe möglichst schnell ein Team werden.Die Arbeit in einem echten Projekt muss also von einer Gruppe von Menschen geleistet werden. Die Gruppe von Menschen, die im Projekt arbeitet benötigt zudem ein organisatorisches Arbeitsumfeld, das sich von dem unterscheidet in dem die Mitarbeiter außerhalb des Projekts arbeiten. Dies ist von großer Bedeutung, da in vielen Projekten die Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen oder Organisationen stammen. Ich möchte daher die Definition um die Aspekte „komplexes Ziel“, „Projektteam“ und „temporäre Organisation“ ergänzen und in Form einer Mindmap darstellen.

Und wozu die ganze Wortklauberei ?

Nicht überall wo Projekt drauf steht ist auch Projekt drin. Viele Aktivitäten oder Vorhaben werden leichtfertig als Projekt bezeichnet. Oft wird für ein Projekt ein spezielles Vorgehensmodell eingesetzt oder bestimmte Regularien müssen eingehalten werden, die eine einfachere Nicht-Projekt-Aufgabe gehörig erschweren können. Eine saubere Definition und Prüfung, ob für ein Vorhaben wirklich ein Projekt benötigt wird, ermöglicht eine bewusste Entscheidung für Projekmanagement oder für eine andere passendere Managementform. Am Beispiel des Statusberichtes, der in irgendeiner Form Bestandteil jedes Projektverfahrens, ist wird die Bedeutung dieser Entscheidung deutlich. So ist z.B. eine Aufgabe, die von einem Mitarbeiter alleine bewältigt werden kann, kein Projekt. Es macht keinen Sinn die Arbeitszeit noch mit Schreiben von Projekt-Statusberichten zu vergeuden. Sein Arbeitsfortschritt muss sich problemlos von seinem normalen Vorgesetzten verfolgen lassen. Falls dies nicht funktioniert besteht eher ein Führungsproblem, das sich auch mit Projektmamnagement nicht lösen lässt. Für Vorhaben, die mehrere Mitarbeiter mit ähnlichen und wenig komplexen Aufgaben beschäftigen, gilt entsprechendes. Erst wenn die Aufgabe groß und komplex wird und mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Aufgaben betraut werden müssen, lässt sich der Arbeitsfortschritt nicht mehr im Rahmen der normalen Organisation und durch die direkten Vorgesetzten überwachen. Jetzt ist es an der Zeit ein Projekt zu definieren, die notwendige Projektorganisation aufzubauen und mit dem Projektmanagement zu beginnen.

Merke: Projektmanagement lohnt sich erst ab einer bestimmten Größe und Komplexität der Aufgabe.