Eine wahre Geschichte: Ein Projektbericht ist ein …

Nachdem der Sieger des Projektgeschichtenwettbewerbs feststeht, möchte ich meine Geschichte auch hier noch zum Besten geben und um einige epilogische Anmerkungen ergänzen. Es war einmal: Ein Projekt X mit großem politischen Ãœberbau – und es war ein junger Projektleiter mit viel Begeisterung und (zu)viel Respekt vor großen Tieren. Eines Tages kam der Chef des Projektleiters ins Büro und rief aufgeregt: “Ich brauche morgen einen Projektbericht auf Folie, ich habe eine Präsentation bei meinem Chef”. “Kein Problem, das kann ich gleich machen, sie haben die Präsentation bis heute Nachmittag” antwortet der beflissene Projektleiter. Gesagt – getan. Die Folien wurden abgeliefert, der Vortrag gehalten, Chef und Chef-Chef waren zufrieden. Der Chef-Chef war sogar so zufrieden, dass er eine Präsentationen vor dem Vorstand in Aussicht stellte. Des Projektleiters Herz hüpfte vor Freude, ein wenig mehr Aufmerksamkeit konnte dem Projekt nicht schaden. Wenig später war es dann tatsächlich soweit – ein Termin für eine weitere Präsentation wurde anberaumt. Angesichts der Wichtigkeit des Teilnehmerkreises sollte die Präsentation überarbeitet werden. Sie sollte schöner, spektakulärer und weniger mit Einzelheiten gefüllt werden. Wieder sagt der Projektleiter: “Kein Problem, das wird gemacht!” Es wurde eine beeindruckende Präsentation, das Projekt gewann an Aufmerksamkeit, die Folien wurden weitergereicht, kopiert und an anderen Stellen weiter diskutiert. In der Zwischenzeit war das Kalenderjahr zu Ende gegangen, das Ritual des Projektberichtes stand an. Für den jungen unerfahrenen Projektleiter war es der erste große Bericht. Ein mühsames Unterfangen … Zahlen in Excel Dateien übertragen, inhaltliche Zusammenfassungen zu Projektschritten schreiben, eine neue Management-Summary formulieren, weil die alte zu lang für das neue Formular war und vieles mehr. Zu guter Letzt wurde noch eine Präsentation für den Lenkungsausschuss erstellt, die Präsentation sollte den Bericht zusammenfassen auf das die Mitglieder des Lenkungsausschusses auf das Lesen des Berichtes und der Formulare verzichten können. Am Ende stand eine ansehnliche Mappe, die sich auf den Weg zum Lenkungsausschuss und in weitere Steuerungsgremien machte. Das neue Jahr begann mit der Einführung einer neuen Projektsteuerungssystematik und dem Aufbau eines unternehmensweiten agierenden Projektbüros. Das neu gegründete Projektsteuerungsbüro begann Informationen über alle laufenden Projekte zusammen zu tragen erstellte eine große Projektliste und sprach Empfehlungen zu Weiterführung oder Einstellung von Projekten aus. Auch das Projekt X wurde untersucht und für wertvoll befunden – es sollte aber modifiziert und mit einem anderen Projekt zusammengelegt werden. Während der Projekt-Recherche war noch ein ähnliches Projekt Y gefunden worden. Aus Projekt X und Projekt Y sollte das Projekt X2 gemacht werden. HURRA! Die bedeutende Schwierigkeit bestand nur darin, dass Projekt X und Y identisch waren. Die kursierenden Berichte und Präsentationen waren mehrfach weiter gegeben worden, das Wissen darum, dass es sich um EIN Projekt handelte war hingegen verloren gegangen. Es wurde leider nicht überliefert wie der Projektleiter, der den Auftrag für die Konsolidierung der zwei Projekte bekam, die Aufgabe gelöst hat. Und die Moral von der Geschichte:
  • Einfache Projektberichte werden besser verstanden.
  • Schön gemachte Präsentationen können viel Verdruss bereiten.
  • Zu viel Aufmerksamkeit für ein Projekt macht das Arbeiten nicht leichter.
Epilogisches Die Geschichte ist natürlich wahr, der junge Projektleiter war ich vor vielen Jahren. Viele Jahre trifft es wirklich, damals hatten die Mitglieder des Lenkungsausschusses noch keine Mailadresse. Gemeinsam genutzte Netzwerkverzeichnisse gab es auch noch nicht, es kursierten also tatsächlich ausgedruckte Mappen durch das Unternehmen. Das Papier mag zu der Projektverdopplung beigetragen haben – ich könnte mir ähnliches heute aber immer noch vorstellen 😉 Mit Abstand betrachtet lässt mich der Vorfall schmunzeln, damals steckte ich echt in der Klemme. Die Suche nach einer diplomatischen Formulierung meines spontanen Gedankens “Wer lesen kann ist klar im Vorteil” war nicht ganz einfach. Das Selbstbewusstsein, kurze knappe Projektberichte abzugeben hatte ich seinerzeit auch noch nicht. Ganz kritisch betrachtet habe ich den Projektbericht damals ein wenig zur Selbstdarstellung zweckentfremdet. Deshalb noch eine Ergänzung für die Moral der Geschichte:
  • Ein Projektbericht ist ein Projektbericht und nichts anderes.
  • Einfache Projektberichte werden besser verstanden.
  • Schön gemachte Präsentationen können viel Verdruss bereiten.
  • Zu viel Aufmerksamkeit für ein Projekt macht das Arbeiten nicht leichter.
© pentaeder 2019 / 2020