Schlagwort: Werkzeuge

noch mehr Meeting

noch mehr Meeting

Der vorangegangene Beitrag schloss mit einem Hinweis auf Beratungs- und Entscheidungspunkte. In diesen beiden Begriffen ist ein wichtiger Ansatz enthalten, den ich gerne verwende. In Besprechungen und Zusammenkünften, die keine strikte Form wie z.B. das daily scrum1 haben, lässt sich die Agenda leichter definieren und einhalten, wenn jeder Punkt explizit typisiert wird. Mögliche Typen sind:
  • I – wie Information
  • B – wie Beratung
  • E – wie Entscheidung
Information – wird in der Regel von einem Teilnehmer mitgeteilt, die anderen hören zu. Nachfragen zum Verständnis sind erlaubt, Diskussionen sollten vermieden werden. Wenn sich Diskussionsbedarf abzeichnet sollte dies vertagt werden und in einen neuen Beratungspunkt münden. Im Protokoll kann die Information nochmals wiederholt und ggf. durch die Antworten auf die verständnisfragen ergänzt werden. Beratung – hier darf diskutiert werden. Meinungen werden ausgetauscht, Meinungen verändern sich. Im Protokoll sollten die geäußerten Meinungen und Ansichten dokumentiert werden. Entscheidung – der Diskussionsstand wird nochmals zusammengefasst und eine Entscheidung getroffen. Im Protokoll wird die Entscheidung und nichts anderes dokumentiert. Was bringt diese Typisierung der Tagesordnungspunkte. Sie erhöht die Verbindlichkeit. Ohne die explizite Unterscheidung der Punkte gehen Information, Diskussion und Beratung leicht ineinander über. Im Protokoll stehen dann viele unterschiedliche Aspekte ohne dass klar ist, welche Punkte nur diskutiert und welche wirklich entschieden wurden. Manchmal beruft sich jeder auf einen anderen Halbsatz im Protokoll, irgendwie haben dann alle recht und alle machen weiter wie sie denken. Lassen sich mit einer Typisierung alle Besprechungen effizient gestalten? Nein, nicht immer – das liegt daran, dass wir Menschen sind und auch im ernsten Business Alltag nach Austausch suchen. Bei der Vorbereitung von Terminen sollte man das immer im Hinterkopf behalten und auch in der Planung der Besprechung berücksichtigen (Zeitstruktur, Pausen, Smalltalk). Es spricht übrigens nichts dagegen die Typisierung auch mit einem Augenzwinkern zu erweitern. Ich selbst hatte auch in wichtigen Besprechungen als ersten Tagesordnungspunkt schon Nachbesprechungen von Fußballspielen stehen. Zu guter letzt ein Bild wie ein Protokoll einer derartigen Besprechung aussehen könnte und ein Word-Dokument als Protokollvorlage.
  1. Auch wenn man Scrum macht, heißt das noch nicht, dass man keine normalen Besprechungen mehr benötigt. Spätestens dann wenn der Scrum-Master sich um die Beseitigung von impediments kümmert wird er auch Besprechungen mit team-fremden Teilnehmern benötigen. []
ein anderes Wort für Meeting

ein anderes Wort für Meeting

Ãœber Meetings und deren Vorbereitung wurde schon viel geschrieben. Wenn man alle guten Ratschläge über Meetings lesen würde ginge wahrscheinlich genauso viel Zeit drauf wie sie in Meetings verloren geht. Obwohl die Regeln für ein effizientes Meeting sehr einfach sind:
  • Klares Ziel festlegen
  • aus dem Ziel eindeutigen Teilnehmerkreis ableiten
  • Agenda erstellen
  • sich an Agenda halten, Zeit begrenzen
hält sich das formlos ausufernde Meeting hartnäckig am Leben. Müssen deshalb die Regeln besser eingeübt werden? Ich denke “Nein”. Es gibt Gründe und Tagesordnungspunkte für ein Meeting, die sich tatsächlich nur schwer als Ziel formulieren lassen. Das ist mir deutlich geworden als mir das erste Mal der Begriff der “Beratung” begegnet ist. Im ersten Moment war ich verwundert, dass zu einem Beratungs-Termin eingeladen wurde und nicht das gebräuchliche englische Wort verwendet wurde. Mit dem zweiten Gedanken entdeckte ich die tiefere Bedeutung. Es macht Sinn sich über schwierige oder komplexe Themen zu beraten um z.B. eine Entscheidung vorbereiten zu können. Dann ist es nur logisch das Kind auch beim richtigen Namen “Beratung” zu nennen. Inzwischen verwende ich den Begriff der Beratung auch für einzelne Tagesordnungspunkte – das hat den Vorteil, dass der Punkt nicht zwingend zu einen Ergebnis kommen muss. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine klare Abgrenzung zu einem Entscheidungspunkt, vorhanden ist. Ein im Protokoll dokumentierter Beratungsstand ist (noch) keine Entscheidung. Fortsetzung folgt
Methoden und Werkzeuge für<br />Anforderungserhebung und Dokumentation

Methoden und Werkzeuge für
Anforderungserhebung und Dokumentation

Bevor ich den Werkzeug- und Methodeneinsatz mit dem Projekterfolg in Korrelation setze möchte ich der Vollständigkeit halber noch einen Blick auf die Werkzeuge werfen, die zur Erhebung und Dokumentation von Anforderungen eingesetzt werden. Angenehm überrascht war ich von der Häufigkeit des Einsatzes expliziter Moderationsmethoden, in knapp 60% aller untersuchten Projekte wurden diese eingesetzt. Die Erkenntnis, dass die Erhebung von Anwendungen eine Kommunikationsaufgabe ist, scheint sich langsam durchzusetzen. Sehr populär sind wie gewohnt Office-Software (in fast 60% der IT-Projekte) und Mindmapping, wobei Mindmapping in “nicht-IT-Projekten” ein leichtes Ãœbergewicht hat (45% zu 28%). Erwähnenswert wäre noch, dass UML in knapp 14% der IT-Projekte und vereinzelt auch in “nicht IT-Projekten” eingesetzt wird. Ähnliches gilt für andere Methoden, die aus dem IT-Bereich stammen. “Keine Werkzeuge” werden in weniger als 10% der Projekte eingesetzt, das reine “auf Zuruf Arbeiten” scheint demnach nicht übermäßig häufig zu sein.
Welche PM Werkzeuge ?

Welche PM Werkzeuge ?

Anlässlich einer Gesprächsrunde habe ich einen kurzen Blick in die Ergebniszahlen der laufenden Umfrage geworfen. Bei einer Stichprobengröße von 120 Projekten wurden folgende PM Werkzeuge eingesetzt, Werte gerundet, Werte unter 5 % sind nicht aufgeführt (Mehrfachnennungen waren möglich).
  1. Office-Textverarbeitung und Tabellenkalkulation gleichauf mit 70 %
  2. dicht dahinter Stift und Papier mit 65 %
  3. MS Project 50 %
  4. Mindmapping 35 %
  5. Webbasierte PM Systeme 34 %
  6. andere SW 22 %
In den meisten Projekten werden unterschiedliche PM-Werkzeuge eingesetzt. Beruhigend ist, dass die Option “keine Werkzeuge” inzwischen unter 2% liegt.
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